Службова записка бланк

Бланкер.ру

Службова записка

Службова записка, як самостійний вид документа відсутня в загальноукраїнському класифікаторі управлінських документів (ОКУД). При цьому даний документ широко використовується в діловій практиці. У зв'язку з цим оформляти службову записку найкраще відповідно до вимог ГОСТ 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Вимоги до оформлення документів" з метою однотипності оформлення документації.

Документ службова записка, на відміну від доповідної записки, забезпечують комунікацію підрозділів організації на горизонтальному рівні, і складаються працівником або керівником підрозділу на ім'я керівника або фахівця іншого підрозділу. Слід враховувати, що службова записка направляються зазвичай від одного керівника до іншого або від одного співробітника до іншого тільки в разі їх рівнозначного посадового статусу, в іншому випадку це буде доповідна записка.

В основному, службові записки складаються з питань матеріально-технічного, інформаційного, організаційного та господарського забезпечення. Службові записки - це свого роду листування між структурними підрозділами. Вони зазвичай містять певну прохання, пропозицію чи іншу службову інформацію. Службова записка пояснює причини невиконання планів і спрямовується в вищестояще підрозділ є пояснювальною запискою.

Склад полів службової записки:

  • Шапка, в якій вказується адресат записки, із зазначенням структурного підрозділу, посади та ПІБ одержувача;
  • Дата складання та реєстраційний номер службової записки;
  • Власне найменування "Службова записка";
  • Предмет повідомлення у вигляді підзаголовка до тексту;
  • Безпосередньо текст службової записки;
  • Підрозділ і посаду упорядника, підпис і його розшифрування підпису;

Службові записки є основним інструментом комунікації всередині організації з усіх тих питань діяльності, вирішення яких належить до компетенції підрозділу і не вимагає залучення уваги вищого посадової особи. Це своєрідний вид листування між структурними підрозділами. На практиці, в діяльності практично будь-якої організації виникають ситуації, що вимагають документування інформаційних взаємин відділів. У цих ситуаціях і використовуються службові записки.


Службова записка. зразок написання

Службова записка - найбільш поширена форма спілкування між співробітниками всередині підприємств і організацій. Можна сказати, що це свого роду інформаційно-довідковий документ, який покликаний полегшити взаємодію співробітників з різних підрозділів один з одним. Цей документ дозволяє оперативно вирішувати будь-які питання: господарські, виробничі, трудові, правові і т.д.

Хто може писати службову записку

Службову записку може писати абсолютно будь-який працівник підприємства, який зіткнувся з будь-якою проблемою. Адресатом записки також може бути кожен співробітник організації, в тому числі керівник, начальник підрозділу або ж рядовий працівник, за умови, що рішення озвученого в записці питання входить саме в його компетенцію.

Для чого потрібна службова записка

Важливе значення службової записки полягає в тому, що вона показує, що працівник підприємства бачить, усвідомлює і доводить до уповноважених осіб виникло утруднення, попутно законно перекладаючи відповідальність з себе на фахівців, які зобов'язані займатися вирішенням тієї чи іншої задачі за службовим обов'язком.

У разі виникнення спірних ситуацій, розбіжностей і конфліктів цей документ дозволить швидко зрозуміти, хто винен в кожному конкретному випадку.

Мета службової записки - повідомлення будь-якого уповноваженої посадової особи про що з'явилася проблему, а також прохання про її усунення, внесення раціональних пропозицій та узгодження спільних дій.

Ще одна важлива роль деяких службових записок полягає в тому, що вони є документами первинного бухгалтерського обліку. Зокрема, вони служать обгрунтуванням і документально підтверджують деякі витрати, вироблені на потреби підприємства, наприклад при закупівлі обладнання, витратах на рекламу, транспорт і т.д. У таких випадках службові записки після їх написання необхідно зберігати також довго і ретельно, як будь-які інші первинні документи (на випадок раптової податкової перевірки).

Основні правила написання службової записки

Законодавчо закріпленого поняття «Службова записка» не існує, тому і немає строго встановленої форми по її написання. Кожен співробітник може становити її у вільному вигляді або за шаблоном, розробленим і затвердженим на підприємстві. Писати документ можна як від руки, так і друкувати на комп'ютері, але в обох випадках він повинен містити «живу» підпис автора. Іноді керівники організацій вимагають, щоб службові записки були написані на фірмових бланках і обов'язково завірялися підписами відповідальних осіб. Зазвичай даний документ пишеться в одному екземплярі, але при необхідності, можна зробити його копію.

Головна вимога - в записці завжди повинні міститися відомості

  • про найменування підприємства,
  • датою її складання,
  • співробітника, який пише записку,
  • посадову особу, до якого вона прямує.

Також в записці обов'язково повинна бути точно позначена конкретна проблема і можливі шляхи її вирішення.

Якщо службову записку пише рядовий співробітник, то її бажано завірити у керівника підрозділу, який таким чином свідчить про те, що з проблемою знаком і згоден з пропонованими варіантами по її усуненню.

Після написання службову записку необхідно зареєструвати в журналі обліку внутрішніх документів, щоб її сліди не загубилися в потоці документообігу.

Інструкція з написання службової записки

Незважаючи на те, що записка не має уніфікованого зразка, з точки зору діловодства оформлення цілком стандартно.

  1. У правому верхньому куті документа слід спочатку позначити адресата: кому вона надсилається (посада, повне найменування підприємства, прізвище, ім'я, по батькові співробітника). Потім аналогічним чином необхідно вписати відомості про співробітника, який є автором записки.
  2. Далі, праворуч, слід вписати найменування документа, а також поставити дату його складання і номер по внутрішньому документообігу. Тут же треба вказати населений пункт, в якому зареєстровано підприємство, співробітник якого пише записку.
  3. Після цього слід коротко озаглавити документ (тобто тезисно позначити проблему, якої він присвячений).
  4. Друга частина записки повинна бути присвячена суті проблеми. Описувати її потрібно детально, із зазначенням інших посадових осіб, які до неї причетні. Далі в записці необхідно запропонувати варіанти вирішення виниклого питання.

  • На закінчення записка повинна бути підписана автором (з обов'язковою розшифровкою підпису) і при необхідності передана для затвердження керівнику підрозділу.
  • Загальні поняття і загальні вимоги до будь-службовій записці. резюме

    Службова записка - офіційний документ, прийнятий у внутрішньому документообіг компанії. Правильне її складання важливо для настроювання успішної комунікації. Одержувач повинен ясно розуміти, що відправник бажає йому сказати. Для цього в документі потрібно вказати наступні пункти:

    • Точні цифри (наприклад, розмір зарплати, премії).
    • Дати (наприклад, дата відправки співробітника у відрядження).
    • Перелік підстав для заходів, зазначених в службовій записці.
    • Перелік матеріальних об'єктів, які присутні в проханні відправника.
    • Дані про всіх осіб, які фігурують в записці.

    Починається записка «шапкою», в якій прописуються дані про осіб, які беруть участь в комунікації, найменування організації. Потрібно також прописати інформацію в компанії. На завершення записки потрібно вказати дату, підпис і його розшифрування.

    Останнім часом практикуються службові записки, які відправляються через електронну пошту. Однак класичним варіантом є письмове складання.

    Можна сказати, що складання таких записок - спосіб комунікації між працівниками одного рівня. Наприклад, вони можуть відправлятися від керівника відділу генеральному директору. Зазвичай керівник відділу просить за своїх співробітників. Якщо рядові співробітники складають записку, вона буде вважатися доповідній. Від правильного складання службової записки залежить, чи будуть прийняті прохання відправника. Одержувач повинен добре розуміти, що у нього просять і чому. Потрібно прописувати всю офіційну інформацію, але робити це коротко і ємко.