Службова записка доводжу до вашого відома про невихід на роботу

Доповідна записка про прогул

Доповідна записка про прогул - це інформаційно-довідковий документ, який інформує про факт відсутності працівника на своєму робочому місці протягом усього робочого дня або значної його частини і містить прохання про притягнення даної співробітника до дисциплінарної відповідальності.

Як написати доповідну записку про прогул

При написанні доповідної записки про прогул враховуйте такі реквізити:

  • найменування структурного підрозділу;
  • найменування документа - Доповідна записка;
  • дата та вихідний номер;
  • дані одержувача - посаду, прізвище та ініціали особи, якій адресовано документ;
  • заголовок до тексту - «Про ... 9raquo ;,« Відносно ... 9raquo ;;
  • текст доповідної записки - спочатку вказується інформація про факт відсутності співробітника на робочому місці, потім викладається певна прохання;
  • підпис - посада автора документа, його особистий підпис, прізвище та ініціали.

Зразок доповідної записки про прогул

Про відсутність на робочому місці

Доводжу до Вашого відома, що сьогодні, 04.10.2013 р, менеджер з постачання Макаров Іван Васильович був відсутній на своєму робочому місці протягом усього робочого дня з 9 години до 18 годин.

Ніяких відомостей, що підтверджують поважність причини відсутності Макарова І.В., немає.

Прошу розглянути питання про накладення на Макарова І. В. дисциплінарного стягнення.

Оформлення доповідної записки про прогул здійснюється на аркуші формату А4.

Правила складання та рекомендації щодо складання документів.


Як правильно оформити доповідну записку. конкретні приклади

Внутрішня інформація поширюється за допомогою спеціальних інформаційно-довідкових документів, одним із видів яких є доповідна записка. З нею звертаються до людей, які займають вищі посади, з тим, щоб довести до відома про ті чи інші факти для спонукання до прийняття певного рішення.

Доповідна записка як внутрішній документ має певні принципи складання, залежні від її мети. Розкриємо, як саме слід складати доповідні в тих чи інших робочих ситуаціях.

На вибір три різних зразка доповідних записок на співробітника

Законодавство не виділяє ті чи інші типи службової інформації, тому з терміном «доповідна записка» ви не зіткнетеся в текстах таких нормативних актів, як Трудовий кодекс. Це певний «внутрішній код», який використовується для зручності трансляції інформації між різними членами однієї організації, нарівні зі службовими і пояснювальними записками.

Номер доповідної записки по ОКУД - 0286041

Цей вид службової інформації, на відміну від інших типів записок, адресується виключно вищим посадам, уповноваженим особам, начальству - тобто людям, які приймають реальні рішення. Інформація, що міститься в такій записці, як раз і покликана викликати до життя будь-яку дію, яке саме - залежить від мети доповідній і містяться в ній відомостей і пропозицій.

Доповідна призначена для передачі відомостей «по вертикалі», а службова записка передає інформацію між рівними за статусом працівниками. На відміну від доповідної, службова записка не передбачена ОКУД. Пишеться працівником з власної волі.

Відмінність від пояснювальної записки

Пояснювальна записка також направляється «по вертикалі», але кардинально відрізняється метою, заявленої в самій назві документа: пояснити ту чи іншу ситуацію, що склалася, щоб вирішити питання про винність або невинність працівника. Тобто, як і в доповідній, представник вищестоящої посади збуджується до прийняття рішення, але це рішення стосується тільки дисциплінарних порушень. У ОКУД має свій код, як і доповідна. Пишеться на вимогу начальства.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Доповідна записка, в залежності від обставин, може бути написана за власною ініціативою або за вказівкою уповноважених осіб. Цей документ несе юридичну силу.

Головне призначення доповідних - проінформувати керівництво і спонукати до подальших дій. Конкретні функції, які може виконувати доповідна записка, можуть бути різними:

  • врегулювання виниклої проблеми виробничого або адміністративно-господарського характеру;
  • раціоналізаторські пропозиції щодо поліпшення виробничої діяльності;
  • донесення до керівництва думки з приводу прийнятого рішення (найчастіше таким чином виражається згода);
  • пояснення своєї позиції при виникненні конфліктної ситуації з колегами або безпосереднім начальством;
  • регулярні звіти про хід виконання робіт;
  • скарги в разі відмови співробітників виконувати розпорядження безпосереднього начальства;
  • розгляд з приводу неправомірного делегування обов'язків;
  • доведення до відома керівництва інформації про порушення трудової дисципліни і розпорядку;
  • інформація про події, в результаті яких сталися або могли статися матеріальні втрати або фізичну шкоду;
  • позитивні моменти, на які потрібна реакція керівництва.

Класифікація доповідних записок

Якщо розглядати цей вид службової документації з різних позицій, можна виділити кілька найбільш часто вживаних різновидів доповідних.

  1. зміст. Залежно від того, які саме відомості містить доповідна, можна виділити:
    • інформує - доносить до начальства необхідні для прийняття рішення відомості, наприклад, про хід робіт, про що виникли нюанси, способах дій; як правило, подається регулярно аж до завершення проекту;
    • звітна - доповідає про завершення будь-якого етапу робіт для отримання подальших вказівок і, при необхідності, нормалізації ситуації;
    • ініціативна - автор вносить свої пропозиції на підставі повідомлених ним відомостей.
  2. адресат. Від того, кому саме прямує доповідна, залежить її вид:
    • зовнішня - надсилається керівництву іншої установи;
    • внутрішня - адресована вищим особам всередині організації.

ДО ВІДОМА! Для внутрішньої і зовнішньої доповідних характерна суттєва різниця в оформленні: для останніх обов'язковий бланк організації.

Теоретично, правом скласти доповідну записку володіє будь-який співробітник організації. Практично, при її подачі дотримується принцип субординації. Начальник структурного підрозділу пише доповідну на ім'я генерального директора. Нижчі співробітники повинні вирішувати виникаючі ситуації спочатку зі своїм безпосереднім керівництвом. А вже воно, якщо вважатиме за потрібне, доведе інформацію до відома дирекції. Припустимо звернення безпосередньо, але тоді доповідну повинен завізувати безпосередній керівник.

Виняток становить випадок, коли доповідна записка складається в зв'язку зі скаргою на самого начальника структурного підрозділу. У таких випадках будь-який співробітник може прямо звернутися до вищого керівництва.

Як грамотно скласти доповідну

Незалежно від того, до якого виду належить доповідна, в структурі є певні моменти, які є обов'язковими до дотримання. Як правило, в доповідній можна виділити три самостійні частини.

  1. Факти, події, причини, що спонукали написати доповідну. Ця частина повинна дати читачеві відповідь на питання «Що сталося?».
  2. Міркування автора з приводу ситуації, що склалася, його пропозиції, варіанти можливих рішень.
  3. Висновки і рекомендації автора записки.

Як і будь-який діловий документ, доповідна записка в своїй основі повинна підкорятися вимогам, викладеним в Гості 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».

ВАЖЛИВО! Якщо даний документ буде складений невірно, він може бути визнаний юридично недостовірним і, таким чином, втратить силу доказу при вирішенні спірних моментів.

Оформляємо внутрішню доповідну

Внутрішня доповідна записка може бути написана або надрукована на звичайному аркуші формату А4. Спеціального бланка для неї не потрібно. Реквізити, які прийняті для цього виду внутрішньої документації:

  • назва підрозділу, що адресують записку - розміщується в верхньому лівому кутку;
  • одержувач записки - його ПІБ (досить ініціалів) та посаду треба вказати в верхньому правому куті;
  • назва документа великими літерами посередині листа - ДОПОВІДНА ЗАПИСКА (допускається розташування по лівому краю поля аркуша);
  • нижче розміщується дата в форматі дд.мм.рррр арабськими цифрами - це день підписання документа;
  • коротка суть доповідній;
  • зміст трьома відокремленими блоками;
  • на останньому рядку ставиться підпис автора з розшифровкою і назвою посади.

Особливості оформлення зовнішньої доповідної

Зовнішня доповідна записка - вихідний документ. Її потрібно складати на фірмовому бланку організації. Крім перерахованих вище відомостей, зовнішня доповідна повинна містити таку інформацію:

  • відомості про організацію-відправника;
  • присвоєний документу номер;
  • місто, в якому складена доповідна;
  • підзаголовок (пишеться нижче назви документа і починається зі слів «Відносно ...» або «О ...»).

Інші елементи - назва документа, дані адресата, текст доповідної, підпис автора - оформляються так само, як і у внутрішній доповідній.

Отримавши доповідну записку, взявши до уваги викладені в ній факти, керівник приймає певне рішення. Свою волю він висловлює в формі резолюції, яку розміщує на аркуші з текстом доповідної записки. Дана резолюція є підставою для виконання прийнятого рішення.

Конкретні зразки доповідних записок

Практика закріпила кілька типів доповідних, найбільш часто зустрічаються в побуті організацій. Розглянемо їх особливості та наведемо приклади складання.

Доповідна про порушення трудової дисципліни

Такий документ є офіційним підтвердженням дисциплінарного проступку співробітника. Для того, щоб стало можливим накладення на нього дисциплінарного стягнення, керівництво потрібно повідомити про порушення. Для цього і використовується даний тип доповідній. У ньому містяться відомості про проступок та прохання про прийняття відповідних заходів.

Приклад доповідній про порушення трудової дисципліни

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА № 1

Про порушення трудової дисципліни (прогул)

Справжнім доводжу до відома керівництва, що позавчора, 04.11.2016 р, співробітницею відділу кадрів Валерьевой Тетяною Олегівною допущено грубе порушення трудової дисципліни. Після обідньої перерви, що завершився о 14:00, вона не повернулася на своє робоче місце і була відсутня до кінця робочого дня (з 14:00 до 18:00). Виправдувальних документів і задовільних пояснень своєї відсутності Т.О. Валерьева протягом наступних двох днів не надала.

У зв'язку з допущеним грубим порушенням трудової дисципліни, пропоную оголосити Т.О. Валерьевой догану із занесенням в особову картку.

Начальник відділу кадрів (підпис) Р.В. Сухаревский

Доповідна записка про невиконання працівником своїх посадових обов'язків

Цей документ покликаний донести до керівництва інформацію про те, що працівником неналежним чином виконані або не виконані зовсім його професійні обов'язки. У фіналі документа міститься прохання про дисциплінарне вплив. Без такої доповідної будь-які санкції щодо співробітника можуть бути визнані необгрунтованими.

Приклад доповідній записка про невиконання посадових обов'язків

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА № 2

Про невиконання посадових обов'язків

Цим документом доводжу до вашого відома, що інженер відділу метрології Антон Петрович Райсфейдер допустив порушення графіка перевірок приладів обліку електроенергії (НЕ проконтролював виконання затвердженого графіка), що спричинило накладення на організацію штрафу державним інспектором з контролю над приладами обліку.

У зв'язку з допущеним порушенням пропоную оголосити А.П. Райсфейдеру догану із занесенням в особисту картку і не нараховувати йому премію за результатами роботи за наступний місяць.

Головний метролог (підпис) П.К. Желтковскій

Доповідна записка про некоректну поведінку співробітника

Цей різновид доповідної записки інформує начальство про неприпустиме поведінці образливого характеру на робочому місці. Пропоновані заходи впливу повинні бути спрямовані не тільки на вимогу покарати винуватця, але і не допускати подібних ситуацій в подальшому.

Приклад доповідної записки про неприпустиме поведінці співробітника

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА № 3

Про некоректну поведінку співробітника

Доводжу до вашого відома, що 24.08.2016 р бригадиром озеленювачів території Зайковським В.І. було допущено некоректну поведінку на адресу заступника начальника адміністративно-господарського відділу Антоніни Павлівни Фіногеновой. Зайковский В.І. допустив нетактовне зауваження щодо зовнішнього вигляду А.П. Фіногеновой, додавши образу нецензурними виразами. Слід зазначити, що це не перше грубе висловлювання Зайковського В.І. на адресу співробітників відділу, що порушує робочу обстановку і провокує конфліктні ситуації.

Прошу залучити Зайковського В.І. до дисциплінарної відповідальності за некоректну поведінку на робочому місці.

Начальник адміністративно-господарського відділу (підпис) Неклюев М.Л.