Службова записка доводжу до вашого відома про те що

Содержание

Як правильно оформити доповідну записку. конкретні приклади

Внутрішня інформація поширюється за допомогою спеціальних інформаційно-довідкових документів, одним із видів яких є доповідна записка. З нею звертаються до людей, які займають вищі посади, з тим, щоб довести до відома про ті чи інші факти для спонукання до прийняття певного рішення.

Доповідна записка як внутрішній документ має певні принципи складання, залежні від її мети. Розкриємо, як саме слід складати доповідні в тих чи інших робочих ситуаціях.

На вибір три різних зразка доповідних записок на співробітника

Законодавство не виділяє ті чи інші типи службової інформації, тому з терміном «доповідна записка» ви не зіткнетеся в текстах таких нормативних актів, як Трудовий кодекс. Це певний «внутрішній код», який використовується для зручності трансляції інформації між різними членами однієї організації, нарівні зі службовими і пояснювальними записками.

Номер доповідної записки по ОКУД - 0286041

Цей вид службової інформації, на відміну від інших типів записок, адресується виключно вищим посадам, уповноваженим особам, начальству - тобто людям, які приймають реальні рішення. Інформація, що міститься в такій записці, як раз і покликана викликати до життя будь-яку дію, яке саме - залежить від мети доповідній і містяться в ній відомостей і пропозицій.

Доповідна призначена для передачі відомостей «по вертикалі», а службова записка передає інформацію між рівними за статусом працівниками. На відміну від доповідної, службова записка не передбачена ОКУД. Пишеться працівником з власної волі.

Відмінність від пояснювальної записки

Пояснювальна записка також направляється «по вертикалі», але кардинально відрізняється метою, заявленої в самій назві документа: пояснити ту чи іншу ситуацію, що склалася, щоб вирішити питання про винність або невинність працівника. Тобто, як і в доповідній, представник вищестоящої посади збуджується до прийняття рішення, але це рішення стосується тільки дисциплінарних порушень. У ОКУД має свій код, як і доповідна. Пишеться на вимогу начальства.

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Доповідна записка, в залежності від обставин, може бути написана за власною ініціативою або за вказівкою уповноважених осіб. Цей документ несе юридичну силу.

Головне призначення доповідних - проінформувати керівництво і спонукати до подальших дій. Конкретні функції, які може виконувати доповідна записка, можуть бути різними:

  • врегулювання виниклої проблеми виробничого або адміністративно-господарського характеру;
  • раціоналізаторські пропозиції щодо поліпшення виробничої діяльності;
  • донесення до керівництва думки з приводу прийнятого рішення (найчастіше таким чином виражається згода);
  • пояснення своєї позиції при виникненні конфліктної ситуації з колегами або безпосереднім начальством;
  • регулярні звіти про хід виконання робіт;
  • скарги в разі відмови співробітників виконувати розпорядження безпосереднього начальства;
  • розгляд з приводу неправомірного делегування обов'язків;
  • доведення до відома керівництва інформації про порушення трудової дисципліни і розпорядку;
  • інформація про події, в результаті яких сталися або могли статися матеріальні втрати або фізичну шкоду;
  • позитивні моменти, на які потрібна реакція керівництва.

Класифікація доповідних записок

Якщо розглядати цей вид службової документації з різних позицій, можна виділити кілька найбільш часто вживаних різновидів доповідних.

  1. зміст. Залежно від того, які саме відомості містить доповідна, можна виділити:
    • інформує - доносить до начальства необхідні для прийняття рішення відомості, наприклад, про хід робіт, про що виникли нюанси, способах дій; як правило, подається регулярно аж до завершення проекту;
    • звітна - доповідає про завершення будь-якого етапу робіт для отримання подальших вказівок і, при необхідності, нормалізації ситуації;
    • ініціативна - автор вносить свої пропозиції на підставі повідомлених ним відомостей.
  2. адресат. Від того, кому саме прямує доповідна, залежить її вид:
    • зовнішня - надсилається керівництву іншої установи;
    • внутрішня - адресована вищим особам всередині організації.

ДО ВІДОМА! Для внутрішньої і зовнішньої доповідних характерна суттєва різниця в оформленні: для останніх обов'язковий бланк організації.

Теоретично, правом скласти доповідну записку володіє будь-який співробітник організації. Практично, при її подачі дотримується принцип субординації. Начальник структурного підрозділу пише доповідну на ім'я генерального директора. Нижчі співробітники повинні вирішувати виникаючі ситуації спочатку зі своїм безпосереднім керівництвом. А вже воно, якщо вважатиме за потрібне, доведе інформацію до відома дирекції. Припустимо звернення безпосередньо, але тоді доповідну повинен завізувати безпосередній керівник.

Виняток становить випадок, коли доповідна записка складається в зв'язку зі скаргою на самого начальника структурного підрозділу. У таких випадках будь-який співробітник може прямо звернутися до вищого керівництва.

Як грамотно скласти доповідну

Незалежно від того, до якого виду належить доповідна, в структурі є певні моменти, які є обов'язковими до дотримання. Як правило, в доповідній можна виділити три самостійні частини.

  1. Факти, події, причини, що спонукали написати доповідну. Ця частина повинна дати читачеві відповідь на питання «Що сталося?».
  2. Міркування автора з приводу ситуації, що склалася, його пропозиції, варіанти можливих рішень.
  3. Висновки і рекомендації автора записки.

Як і будь-який діловий документ, доповідна записка в своїй основі повинна підкорятися вимогам, викладеним в Гості 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».

ВАЖЛИВО! Якщо даний документ буде складений невірно, він може бути визнаний юридично недостовірним і, таким чином, втратить силу доказу при вирішенні спірних моментів.

Оформляємо внутрішню доповідну

Внутрішня доповідна записка може бути написана або надрукована на звичайному аркуші формату А4. Спеціального бланка для неї не потрібно. Реквізити, які прийняті для цього виду внутрішньої документації:

  • назва підрозділу, що адресують записку - розміщується в верхньому лівому кутку;
  • одержувач записки - його ПІБ (досить ініціалів) та посаду треба вказати в верхньому правому куті;
  • назва документа великими літерами посередині листа - ДОПОВІДНА ЗАПИСКА (допускається розташування по лівому краю поля аркуша);
  • нижче розміщується дата в форматі дд.мм.рррр арабськими цифрами - це день підписання документа;
  • коротка суть доповідній;
  • зміст трьома відокремленими блоками;
  • на останньому рядку ставиться підпис автора з розшифровкою і назвою посади.

Особливості оформлення зовнішньої доповідної

Зовнішня доповідна записка - вихідний документ. Її потрібно складати на фірмовому бланку організації. Крім перерахованих вище відомостей, зовнішня доповідна повинна містити таку інформацію:

  • відомості про організацію-відправника;
  • присвоєний документу номер;
  • місто, в якому складена доповідна;
  • підзаголовок (пишеться нижче назви документа і починається зі слів «Відносно ...» або «О ...»).

Інші елементи - назва документа, дані адресата, текст доповідної, підпис автора - оформляються так само, як і у внутрішній доповідній.

Отримавши доповідну записку, взявши до уваги викладені в ній факти, керівник приймає певне рішення. Свою волю він висловлює в формі резолюції, яку розміщує на аркуші з текстом доповідної записки. Дана резолюція є підставою для виконання прийнятого рішення.

Конкретні зразки доповідних записок

Практика закріпила кілька типів доповідних, найбільш часто зустрічаються в побуті організацій. Розглянемо їх особливості та наведемо приклади складання.

Доповідна про порушення трудової дисципліни

Такий документ є офіційним підтвердженням дисциплінарного проступку співробітника. Для того, щоб стало можливим накладення на нього дисциплінарного стягнення, керівництво потрібно повідомити про порушення. Для цього і використовується даний тип доповідній. У ньому містяться відомості про проступок та прохання про прийняття відповідних заходів.

Приклад доповідній про порушення трудової дисципліни

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА № 1

Про порушення трудової дисципліни (прогул)

Справжнім доводжу до відома керівництва, що позавчора, 04.11.2016 р, співробітницею відділу кадрів Валерьевой Тетяною Олегівною допущено грубе порушення трудової дисципліни. Після обідньої перерви, що завершився о 14:00, вона не повернулася на своє робоче місце і була відсутня до кінця робочого дня (з 14:00 до 18:00). Виправдувальних документів і задовільних пояснень своєї відсутності Т.О. Валерьева протягом наступних двох днів не надала.

У зв'язку з допущеним грубим порушенням трудової дисципліни, пропоную оголосити Т.О. Валерьевой догану із занесенням в особову картку.

Начальник відділу кадрів (підпис) Р.В. Сухаревский

Доповідна записка про невиконання працівником своїх посадових обов'язків

Цей документ покликаний донести до керівництва інформацію про те, що працівником неналежним чином виконані або не виконані зовсім його професійні обов'язки. У фіналі документа міститься прохання про дисциплінарне вплив. Без такої доповідної будь-які санкції щодо співробітника можуть бути визнані необгрунтованими.

Приклад доповідній записка про невиконання посадових обов'язків

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА № 2

Про невиконання посадових обов'язків

Цим документом доводжу до вашого відома, що інженер відділу метрології Антон Петрович Райсфейдер допустив порушення графіка перевірок приладів обліку електроенергії (НЕ проконтролював виконання затвердженого графіка), що спричинило накладення на організацію штрафу державним інспектором з контролю над приладами обліку.

У зв'язку з допущеним порушенням пропоную оголосити А.П. Райсфейдеру догану із занесенням в особисту картку і не нараховувати йому премію за результатами роботи за наступний місяць.

Головний метролог (підпис) П.К. Желтковскій

Доповідна записка про некоректну поведінку співробітника

Цей різновид доповідної записки інформує начальство про неприпустиме поведінці образливого характеру на робочому місці. Пропоновані заходи впливу повинні бути спрямовані не тільки на вимогу покарати винуватця, але і не допускати подібних ситуацій в подальшому.

Приклад доповідної записки про неприпустиме поведінці співробітника

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА № 3

Про некоректну поведінку співробітника

Доводжу до вашого відома, що 24.08.2016 р бригадиром озеленювачів території Зайковським В.І. було допущено некоректну поведінку на адресу заступника начальника адміністративно-господарського відділу Антоніни Павлівни Фіногеновой. Зайковский В.І. допустив нетактовне зауваження щодо зовнішнього вигляду А.П. Фіногеновой, додавши образу нецензурними виразами. Слід зазначити, що це не перше грубе висловлювання Зайковського В.І. на адресу співробітників відділу, що порушує робочу обстановку і провокує конфліктні ситуації.

Прошу залучити Зайковського В.І. до дисциплінарної відповідальності за некоректну поведінку на робочому місці.

Начальник адміністративно-господарського відділу (підпис) Неклюев М.Л.


Зразок доповідної записки "Доводжу до вашого відома"

З цієї статті ви дізнаєтеся:

Поняття і цілі доповідної записки: доводжу до Вашого відома

Доповідна записка є інформаційно-довідковим документом, що адресується, наприклад, керівництву підприємства або керівникові організації і містить грунтовний виклад якого-небудь питання з висновками і пропозиціями укладача.

Особливість таких записок полягає в тому, що вони забезпечують зв'язок об'єктів управління по вертикалі - знизу вгору, т. Е. Направляються від нижчестоящого посадової особи вищестоящому.

Доповідні записки можуть складатися з питань основної діяльності, з кадрових (переведення працівника на іншу роботу, накладення дисциплінарного стягнення, притягнення до матеріальної відповідальності і т. П.), Адміністративно-господарських питань і т. П.

Доповідні записки складаються в тих випадках, коли працівник хоче:

  • проявити ініціативу у врегулюванні будь-якого питання (внести пропозицію),
  • висловити в письмовій формі незгоду з рішенням, прийнятим керівником,
  • а також при виникненні розбіжностей з якого-небудь виробничого питання з іншими працівниками (структурними підрозділами), не підпорядкованими за посадою, коли проблему можна вирішити тільки при безпосередній участі керівника.

Наприклад, доповідні записки складаються при внесенні пропозицій про зміцнення матеріально-технічної бази конкретного структурного підрозділу, про виділення фінансування для будь-яких цілей, переведенні працівника з одного структурного підрозділу в інший і т. Д. Доповідна записка складається і в тому випадку, коли працівник просить керівника дати доручення іншим, не підпорядкованим йому особам.

Залежно від змісту записки "доводжу до Вашого відома" виділяють кілька її видів. Спрямованість доповідній також виділяється в окремі категорії. Отже, доповідні бувають:

Ініціативна покликана спонукати до дії особа, якій вона адресована. Покликана змусити посадову особу прийняти будь-яке рішення або видати указ. Тому в змісті такого документа повинні бути детально викладені факти, а також рекомендації та пропозиції щодо поліпшення процесор праці. Для керівника текст повинен бути читаємо і зрозумілий, а сформульовані висновки лаконічні.

Номер журналу в подарунок!

Інформаційна доповідна записка переслідує дещо іншу мету. Вона покликана просто передати інформацію посадовій особі про те, що трапилося факт або подію. Вона повинна містити подробиці події або події, а також методи застосовується праці.

Коли ми читаємо "Доводжу до Вашого відома" в звітному документі, то змістом його повинен виступати звіт про завершену проект або виконану роботу. Також може міститися звіт про виконане доручення і т.д.

По спрямованості виділяють внутрішній і зовнішній документ.

Зовнішня доповідна записка спрямована на надання інформації стороннім організаціям, наприклад, керівнику головної компанії. Такий документ повинен оформлятися на фірмовому бланку компанії і повинен містити всі реквізити вихідної документації.

Проставляється вихідний номер і дата документа, і проводиться його реєстрація у відповідному журналі. Крім цього вказується особа, якій вона адресована.

Зовнішню доповідну можливо передати як за допомогою поштових відправлень, так і передати особисто в канцелярію компанії, на адресу якої вона направляється.

Внутрішня ж записка залишається в межах компанії.

Зразок доповідної записки: Доводжу до Вашого відома

Часто доповідні становлять не тільки фахівці, а й робочі. В процесі вони часто допускають виправлення і помилки і не тільки в оформленні. Для мінімізації подібних ситуацій можливо розробити ряд типових зразків, на основі яких кожен працівник зможе грамотно скласти документ.

Папку зі зразками документів можливо зберігати або на інформаційному стенді або в канцелярії. Головне, щоб у співробітників був до неї вільний доступ.

Розроблені шаблони повинні бути затверджені керівником компанії.

Зміст доповідної записки "Доводжу до Вашого відома"

Залежно від змісту доповідної записки автор може сформулювати в ній висновки, пропозиції або обмежитися простим викладом фактів. Виходячи з цього структура доповідної записки, як правило, представлена ​​наступними змістовими розділами.

Структура документа доводжу до Вашого відома

Розділ 1. Констатуючий: виклад причин, фактів або подій, що послужили приводом для написання тексту.

Розділ 2. Аналізує: аналіз ситуації, що склалася і приведення можливих варіантів вирішення проблеми. Даний розділ є рекомендаційним - його наявність залежить від конкретних обставин.

Розділ 3. Резюмують: опис висновків, думок, прохань або пропозицій про конкретні дії, які, на думку автора записки, необхідно вжити.

Перш за все, в доповідній записці необхідно сформулювати свою позицію, а потім привести переконливі аргументи на її користь. Текст записки викладається від першої особи однини.

Доводжу до Вашого відома - позбавляємося від слів-паразитів

Не робіть «вступних промов»: не треба ніяких «Доводжу до Вашого відома», «Звертаюся до Вас, тому що. »І т. Д. Краще почати виклад так:« По Вашим дорученням я провела. »,« На виконання наказу. »,« Відповідно до плану. " і т.п.

Порятуйте текст від «слів-паразитів» - вони виробляють не найприємніше враження і говорять про недостатній словниковому запасі автора. Чи не рекомендуємо в заключній частині тексту писати: «Вноситься на ваш розгляд», «доповідати для прийняття рішення» і т. П.

В кінці записки слід чітко вказати внесене пропозицію (або прохання), зробити висновки. Закінчувати текст краще словами: «Вважаю за необхідне. (За доцільне і т. Д.) »,« Пропоную. »,« Прошу. (Виділити, направити) »і т. П.

Складаючи документ, не забувайте, що «стислість - сестра таланту». З урахуванням зайнятості адресата він пробіжить очима першу сторінку і або прийме рішення, або забуде про викладені пропозиції, на другу ж у нього, швидше за все, не вистачить часу.

Зразок оформлення доповідної записки: доводжу до Вашого відома

Внутрішні доповідні записки складаються із зазначенням всіх необхідних реквізитів, розташованих відповідно до ГОСТ 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », введеним в дію постановою Держстандарту Росії від 03.03.2003 № 65-ст.

До обов'язкових реквізитів внутрішньої доповідної записки відносяться:

  • автор записки - найменування структурного підрозділу;
  • назва структурного підрозділу (ДОПОВІДНА ЗАПИСКА);
  • дата документа - дата складання записки;
  • реєстраційний (вихідний) номер документа;
  • адресат (посадова особа, до якого звертаються);
  • заголовок до тексту;
  • текст документа;
  • відмітка про наявність додатку (якщо воно є);
  • підпис укладача.

Правила оформлення доповідної записки

Правила оформлення доповідної записки: доводжу до Вашого відома

Правило 1. При адресуванні записки посадової особи ініціали вказують перед прізвищем. Найменування структурного підрозділу організації зазначають у називному відмінку. Посада особи, якій адресовано документ, вказують в давальному відмінку.

Правило 2. Заголовок до тексту включає в себе короткий зміст доповідної записки. У ньому не рекомендується використовувати дієслівні конструкції. Заголовок до тексту оформляється за допомогою отглагольного іменника у місцевому відмінку і починається приводом «О» або «Про».

Правило 3. Записка може бути представлена ​​в текстовому і табличному варіантах або в їх поєднанні.

Правило 4. Позначку про наявність додатка, названого в тексті записки, оформлюють таким чином: Додаток: на 3 л. в 1 прим.

Якщо записка має програму без назване в тексті, то вказують його найменування, кількість аркушів і число примірників.

Правило 5. До складу реквізиту «Підпис» входять: найменування посади особи, яка підписала записку; особистий підпис; розшифровка підпису (ініціали, прізвище).

Реєструються доповідні записки в спеціальних реєстраційних формах, наприклад в Журналі реєстрації доповідних і пояснювальних записок.

Отже, сьогодні ми розібрали основні питання, що стосуються доповідних записок. Вважаємо даний інструмент дуже зручним у застосуванні, як всередині компанії, так і за її межами. Складений документ повинен бути лаконічний і відображати суть питання. Затверджені шаблони допоможуть уникнути непотрібних помилок при її складанні.

Доповідна записка про планування часу використання відпусток

Приклад оформлення доповідної записки про відсутність працівника на робочому місці

Приклад оформлення доповідної записки про необхідність залучення до роботи у вихідний день

Приклад оформлення журналу реєстрації службових записок (фрагмент)