Службова записка доводжу до вашого відома що

шпаргалка діловода

Ваш персональний гід в світі документів

Як написати службову записку

Службова записка - це внутрішній документ для обміну інформацією в організації.

Службова записка, так само як і доповідна записка, носить інформаційний характер - структурні підрозділи обмінюються за допомогою неї будь-якою інформацією. Вона служить і для того, щоб дати офіційне вказівку іншому відділу за допомогою накладеної на неї резолюції керівника.

Текст службової записки ми починаємо з пояснення причин, які стали підставою для складання документа.

У зв'язку з виходом з ладу принтера

У зв'язку зі службовою необхідністю

У зв'язку із закінченням терміну виконання документа.

Потім викладаємо саму прохання або пропонуємо дії, які необхідно буде здійснити.

Просимо закупити папки

Просимо замінити комп'ютер

Просимо надати інформацію.

Приклади службової записки:

На підставі вказівки керівника просимо надати інформацію про укладені державні контракти за жовтень 2015 року до 24.12.2015.

У зв'язку з виходом з ладу принтера № XZ-4345, просимо зробити його ремонт або замінити на інший в найкоротші терміни.

Якщо ж "служебкі" потрібно просто довести інформацію, то відразу починаємо зі слів: «доводимо до Вашого відома» і викладаємо факти.

Доводимо до Вашого відома, що з листом № 03/6784 від 04.11.2015 відділ маркетингу ознайомлений. Лист ознайомлення додається.

Службова записка підписується начальником структурного підрозділу. Якщо потрібні візи узгодження інших начальників структурних підрозділів, то вони слідують за підписом начальника.

Службові записки можуть реєструватися і доводитися до адресата як в електронному вигляді, так і на паперовому носії. В електронному вигляді це робити набагато зручніше і швидше. Це економить час на підписання, візування і доведення службової записки до виконавця.

Опублікувати коментар

Читаємо статтю автора блога- 7 головних справ секретаря в кінці року в журналі "Довідник секретаря".

Читаємо статтю автора блогу - Що важливо знати про терміни виконання документів? В журналі "Довідник секретаря".

Читаємо статтю автора блогу - Як правильно узгодити проект документа в журналі "Довідник секретаря".

Ви впевнені, що розбираєтеся в діловодстві?

Отримуйте нові статті на електронну пошту. Вступайте в клуб знавців діловодства!


Як написати службову записку: зразок

Службова записка - одна з форм письмового спілкування на підприємствах. Цей інструмент ділового листування особливо популярний в компаніях, де багато підрозділів різного рівня і контролювати все досить складно. Але і на невеликих підприємствах часто цікавляться, як правильно написати службову записку. Зразок такої доповідної може бути різним, залежно від того, з якою метою її складають.

Підстави для складання і цілі доповідних

Написати служебку може будь-який співробітник. Як правило, в ній завжди дві частини. У першій начальство повідомляють про якийсь факт або подію, а в другій містяться прохання, пропозиції, будь-які інші звернення працівника до вищестоящого колезі.

Взятися за ручку варто, якщо:

  • були допущені порушення, що стали причиною будь-яких непередбачених дій або які могли привести до таких;
  • необхідне втручання керівництва, наприклад, не вистачає матеріально-технічних засобів на завершення якогось проекту;
  • хтось із співробітників не з'явився на роботу або з'явився в стані наркотичного / токсичного / алкогольного стану;
  • з'явилася пропозиція про преміювання певних працівників за видатні результати або інші досягнення;
  • необхідно відправити когось у відрядження;
  • потрібно здійснити дзвінок працівника з відпустки або законного вихідного;
  • будь-яка інша ситуація, рішення по якій прийняти без керівника не можна.

Як писати службову записку (зразок по ГОСТу)

Компанії мають можливість вводити у себе безліч різних форм письмового повідомлення про які-небудь події або питання організаційно-фінансового характеру, що вимагають втручання вищого керівництва. Але уніфікованих форм для таких повідомлень не встановлено.

Що стосується служебкі, то це різновид доповідної. Як такий бланк цього документа теж не затверджений, але він обов'язково повинен відповідати вимогам ГОСТ 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до складання документів ». Тобто в ньому обов'язково повинні бути присутніми такі реквізити:

  • найменування організації або структурного підрозділу, а також вказівку особи, якій відправляється звернення;
  • назва документу;
  • текст - що саме необхідно повідомити керівництву;
  • дата, підпис і обов'язково посаду автора доповідної.

Обов'язкові вимоги визначили, тепер розглянемо, як пишеться службова записка.

Такий вид розташування реквізитів у документі називається кутовим. Але їх можна розмістити на аркуші і інакше.

На зображенні - поздовжнє розміщення реквізитів. І обидва варіанти будуть правильними.

Але навіть якщо у вашій компанії прийнято оформляти документи зовсім іншим способом, не переживайте, це теж буде правильним, оскільки обов'язкової форми чиновники не передбачили.

Службова записка - приклад написання

Написання шапки майже ні у кого не викликає складнощів. Треба уточнити, на чию адресу буде направлено документ, його посаду та прізвище, ініціали (можна повністю ім'я та по батькові). Крім того, обов'язково вказуємо упорядника, а якщо звертається група працівників, то треба перерахувати їх посади та П.І.Б.

Що далі? З чого починається службова записка? «Доводжу до вашого відома ... 9raquo; - це найзручніший і найпоширеніший варіант. Для працівника це зручно тим, що він може відразу перейти до предмету свого повідомлення, для керівника - скороченням часу на вивчення письма.

Сам текст повинен бути коротким, по суті, з обов'язковим перерахуванням конкретних дат, часу, обставин, відомостей. Так начальству буде простіше взяти до відома, перевірити і відреагувати на звернення підлеглого.

Обов'язково документ підписати, поставити дату складання, якщо є додатки, вказати їх наявність і перерахувати.

Залишається додати, що будь-який документ повинен бути складений на стандартному аркуші формату А4. Якщо текст доповідної великий і не поміщається на одному аркуші, необхідно скористатися іншим. Писати на звороті не рекомендується, хоча допустимо. Якщо кількість листів більше одного, всі інші повинні бути пронумеровані. Крім того, бажано скріпити все листи, щоб вони складали загальний документ.

Електронні доповідні. Таке буває?

Кількість компаній, які переходять на електронний документообіг, стає дедалі більше. Тому обов'язково треба сказати пару слів про електронні доповідних. Вони, звичайно, можуть бути і вже існують і правила їх оформлення практично не відрізняються. Хіба що користувачі не прописують адресата і відправника, оскільки програми відправки повідомлень роблять це в автоматичному режимі.

Тут важливо пам'ятати, що документи для внутрішньої ділової переписки в самій компанії повинні бути якимось чином відокремлені від загальної купи листів, щоб було зрозуміло, де особисті, а де службові матеріали. Вже існують спеціальні програми, які дозволяють в автоматичному режимі надсилати, реєструвати в журналі обліку, відправляти відповіді і резолюції на доповідні. В такому випадку на всі електронні документи проставляється електронний підпис і відправника, і одержувача - після прийняття рішень.

Якщо загальної системи немає, то звернення можна написати на корпоративну пошту, яку зазвичай перевіряє секретар. Він зобов'язаний буде переслати лист кінцевому адресату. Щоб переконатися в доставці, необхідно при відправці настроїти повідомлення про отримання.

Більше матеріалів по темі:

документи

  • Постанова Держстандарту РФ від 03.03.2003 N 65-ст "Про прийняття та введення в дію державного стандарту Російської Федерації" (разом з "ГОСТ Р 6.30-2003. Державний стандарт Російської Федерації. Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ")

PPT.RU - Влада. Право. Податки. бізнес

При повному або частковому використанні матеріалів заборонено, при узгодженому копіюванні посилання на ресурс обов'язкове