Службова записка на видачу грошей підзвіт зразок

Особливості обліку розрахунків з підзвітними особами

У 2017 році встановлений ліміт на видачу готівки підзвітних коштів, які призначаються для взаєморозрахунку між юридичними особами. Таке обмеження становить не більше 100000 рублів за однією угодою.

Дане правило регламентовано пунктом 6 Вказівки Банку Росії №3073-У. Однак працівник має право здійснити необхідні покупки на будь-яку суму від власного імені, так як на взаєморозрахунки між підприємством і фізичною особою дане правило не поширюється. Виходить, що якщо співробітник від свого імені здійснює розрахунки з юридичною особою, то ліміт може не дотримуватися, і фірма не буде порушувати свій касовий облік.

А якщо працівник здійснив витрати як представник компанії, то даний встановлений фінансовий межа потрібно виконувати. В іншому випадку, згідно зі статтею 15.1 КоАП РФ, власник підприємства понесе штраф в розмірі 50000 рублів.

Облік коштів з підзвітною особою здійснюється в однаковому порядку, не залежно від того, яким чином були оформлені фінанси - видані готівкою купюрами або переведені на банківську карту.

Власник або керуючий компанією особисто встановлює певний період часу, на який видаються підзвітні гроші. Варто зазначити, що чинними законодавчими документами РФ даний термін не обмежується. Найголовніше, це Більш точно передає передбачених керівником термінів, в акті під звітного співробітника.

Також на заяві обов'язково повинна бути особистий підпис керівника, яка позначає згоду директора компанії на дії і терміни їх виконання, зазначені в документі.

Частину, що залишилася підзвітну суму необхідно повернути в касу підприємства не пізніше трьох робочих днів, по закінченню періоду, на який видавалися фінансові кошти. У разі якщо в заяві про видачу коштів підзвітній особі не визначений термін, то невикористані кошти повертаються після закінчення триденного періоду, з моменту їх отримання.

Працівник, який є підзвітним обличчям, має повне право не повертати видані гроші до закінчення встановленого періоду. Дострокове повернення невикористаних підзвітних фінансів відбувається в двох випадках:

  • за особистою ініціативою працівника;
  • при звільненні під звітного працівника.

Основні документи з прикладами

Для юридично правильного оформлення обліку грошових коштів, виданих відповідальній особі, повинні бути грамотно сформовані такі документальні акти:

  • заяву відповідального співробітника про видачу йому певних підзвітних сум;
  • наказ керівника фірми про призначення підзвітної трудящого і про виділення йому конкретної суми грошей на адміністративно-господарські витрати підприємства;
  • заявка на видачу фінансових коштів;
  • службовий лист.

Заява на видачу підзвітних сум директору

Дана заява є внутрішнім документом організації, на підставі якого здійснюється видача фінансів з каси підзвітній особі.

Такий внутрішній акт складається відповідальним співробітником і підписується головою компанії або його уповноваженою особою, який має право розпоряджатися грошової касою фірми.

У заяві необхідно відобразити наступну інформацію:

  • сума коштів, що видаються під звіт;
  • конкретний термін, на який надаються гроші;
  • особисті підписи заявника і керівника;
  • дати формування і підписання заявительного акту.

Розпорядження або наказ про призначення відповідальних осіб за витрати виділених підзвітних коштів є одним з основоположних документом, так як без його наявності надання готівкових сум підзвітній особі буде не законним.

Заявка на видачу грошових коштів складається подотчетнік, після чого керівник фірми адресує даний акт фінансовому директору або особі, відповідальній за розподіл фінансів з каси підприємства. Даний документ є підтвердженням витрачання коштів з бюджету підприємства.

Службова записка формується керівником фірми і є підставою для бухгалтерського відділу на видачу необхідно підзвітної суми відповідальній особі.

В основному даний документ заповнюється від руки.

В даний час введені обмеження на видачу максимальної суми грошей підзвітній. Дана сума не повинна перевищувати 100000 рублів. Однак, якщо компанія виробляє витрати по декільком окремими договорами, то даний ліміт поширюється виключно на одну угоду.

Варто відзначити, що дане правило поширюється тільки на взаєморозрахунки між юридичними особами або між індивідуальними підприємцями і організаціями. Якщо підприємство проводить розрахунки з фізичними особами, якими є всі співробітники організації, то ліміт не встановлюється.

Нормативно-правовою базою РФ передбачено кілька варіантів здійснення видачі та обліку фінансових сум подотчетнік.

Для такого способу перерахування грошей главі компанії в першу чергу необхідно внести зміни в облікову політику організації, де буде відображений увесь процес обліку і видачі фінансових коштів підзвітному працівнику за коштами перекладу на його банківську картку.

Повернення невикористаних сум може повертатися як готівковим способом, так і безготівковим шляхом зворотного перекладу з особистого рахунку працівника на розрахунковий сет підприємства.

Даний процес має ряд переваг:

  • надійність і своєчасність;
  • відсутність витрат на надання банківських послуг за зняття готівкових коштів;
  • немає необхідності в оформленні касової документації;
  • можливість передати гроші підзвітній, який знаходиться в іншому місті або країні.

Така процедура проводиться за допомогою видачі фінансової готівки, для якої характерні такі ж умови і вимоги, що і при перекладі грошової суми на пластикову карту.

Основною відмінністю є те, що повернення грошей можна зробити тільки «готівкою» і тільки в касу організації.

Особливості розрахунків і витрат на відрядження представлені в даному відео.

Copyright 2017 - ЗнайБізнес.Ру Портал для підприємців

Копія розміщеної інформації можлива тільки при використанні активного посилання на цей сайт.


Як написати заяву на видачу підзвітних сум (зразок)

Видача грошей під звіт дозволена співробітникам, які працюють за трудовим або цивільно-правовим договором. До таких співробітників ставляться і звичайні працівники, і керівники компаній, і навіть сторонні особи.

Але незалежно від категорії підзвітної особи правила надання коштів їм однакові - тільки на підставі заяви! Але як його правильно оформити?

Загальні правила для складання заяви на видачу під звіт суми

Згідно п.6.3 Інструкції Банку Росії №3210-У від 11.03.2014г. видача підзвітних сум працівникам на оплату витрат, які пов'язані з діяльністю підприємця або організації, здійснюється тільки на підставі письмової заяви самого підзвітної особи. Але як скласти цей документ, якщо ніяких конкретних правил з цього приводу немає?

Основні вимоги до складання заяви все-таки є - вони описані в п.6.3 Інструкції №3210-У:

  • документ оформляється в письмовому вигляді і в довільній формі, і обов'язково на паперовому носії. При цьому не забороняється підготовка даного документа за допомогою друкувальних засобів;
  • пишеться на ім'я керівника компанії (підприємця) з зазначенням її назви, П.І.Б. її керівника і П.І.Б. самого підзвітної особи і його посади;
  • в заяві вказується напрямок витрачання коштів, необхідна сума грошей і термін, на який вона видається;
  • заява підписується самим підзвітною особою;
  • в документі обов'язково вказується дата оформлення заяви;
  • і ставиться керівником (підприємцем) дозвільна віза. У цій візі проставляється підпис, супроводжувана П.І.Б. керівника, розшифровкою його посади, датою візування заяви, сумою і терміном, на які дозволяється видати гроші.

Дуже часто заяву доповнюється записом про стан розрахунків за раніше отриманими підзвітними сумами. Це допомагає дотримати вимоги п.6.3 його 3 абзацу (Вказівки Банку РФ №3210-У) - про видачу підзвітних сум працівникам тільки при наявності повного погашення ними заборгованості за раніше наданими їм аналогічним засобам.

Зразок оформлення заяви на видачу грошей під звіт працівникові в форматі word можете завантажити ТУТ.

Таким чином, перш ніж потрапити до керівника організації (підприємцю), заява повинна бути подана в бухгалтерію: саме там перевіряється наявність чи відсутність непогашеної заборгованості за підзвітними сумами. І тільки після цього заяву направляється керівникові (індивідуальному підприємцю).

Як вже зазначалося раніше, заяву можна підготувати і за допомогою друкованих пристроїв. Але від руки повинні бути оформлені:

  • підзвітна сума і термін, на який вона повинна бути видана;
  • підпис підзвітної особи і дата складання документа;
  • відмітка бухгалтерії про наявність або відсутність боргу за раніше отриманими коштами під звіт;
  • віза від керівника компанії.

Всі інші дані в заяві можна і надрукувати.

Чи можна ставити на заяві факсимільну підпис керівника?

Головне у видачі підзвітних сум співробітникам - дозвіл керівника компанії, яка засвідчується його підписом. Але от питання: яку підпис можна поставити - власноручний або факсимільний?

Питання застосування факсиміле є досить спірним.

З одного боку, є судова практика, в якій факсимільний підпис визнається лише способом проставлення оригінальної, особистого підпису. Зокрема, є визначення ВАС РФ №ВАС-755/10 від 19.02.2010г., В якому вказується, що чинне законодавство України не містить заборонних норм на підписання документів керівником компанії за допомогою використання штампів-факсиміле.

Так, дійсно, факсимільний підпис є відтворенням власноручного за допомогою засобів механічного або іншого копіювання. Застосування факсиміле дозволяється статтею 160 Цивільного Кодексу РФ, але при цьому на підставі п.3 статті 2 ГК РФ положення статті 160 не поширюється на податкові та інші фінансові та адміністративні відносини.

Крім того, є лист Мінфіну РФ №03-02-08 / 13 від 15.03.10г. У цьому листі прямо вказується на неприпустимість використання факсиміле при оформленні платіжних документів, на дорученнях та інших документах, що мають фінансові наслідки.

Відео - як правильно написати заяву на видачу грошей під звіт:

Варто нагадати, що заява на отримання підзвітних коштів, підписану керівником, є підставою для оформлення видаткового касового ордера для видачі співробітникам підзвітних сум. В цьому випадку дозвільний підпис керівника компанії служить розпорядженням касиру про виплату грошових коштів, а заява визнається формою платіжного документа, що містить в собі вказане розпорядження.

Крім того, в Вказівці №3210-У є пряма норма, яка дозволяє використання факсиміле: в п.4 йдеться, що застосування для ведення касових операцій факсимільного підпису допускається тільки працівниками - інвалідами по зору. Але самі ці працівники не повинні бути касирами, а факсиміле використовується ними для підтвердження факту здійснення касової операції щодо них.

Це означає, що у всіх інших випадках використання факсиміле при оформленні касових документів, включаючи і заяву на отримання коштів під звіт, не допускається. І ця заборона поширюється і на оформлення документів підприємцями.

Як правильно написати заяву на видачу підзвітних сум

Від співробітника, що працює за цивільно-правовим договором

Дуже багато компаній турбує одне питання: чи можна видавати гроші під звіт не працівнику підприємства? На це пряма відповідь дає саме Вказівка ​​Банку Росії №3210-У. Своїми пунктами 6.3 та 5 Вказівка ​​№3210-У дозволяє видавати кошти працівникам, які оформлені за цивільно-правовим договором.

При цьому не має значення:

  • ні термін договору;
  • ні тривалість роботи, тобто він може бути укладений на разове виконання завдання або на постійну співпрацю з пролонгацією;
  • на характер самої роботи - дистанційна або в офісі; поспіль, послуги і т.д.

Але важливою умовою є - укладення цивільно-правового договору саме з фізичною особою, яка не має реєстрації в якості підприємця. Це випливає з аналізу пункту 5 Вказівки №3210-У. При наявності такого договору дозволяється видача підзвітних сум працівникам, які виходять за межі штату підприємства (підприємця).

Однак який порядок видачі позаштатному співробітникові (за текстом далі - підрядник) грошей під звіт? Точно такий же, як і для штатного працівника:

  1. підрядник повинен написати заяву на підзвітні гроші, вказавши в самій заяві:
  • підставу для отримання зазначених коштів, тобто реквізити цивільно-правового договору та характер виконуваної роботи;
  • свою «посаду», тобто, наприклад, «від підрядника Іванова Віктора Степановича».
  1. термін звіту за виданими під звіт коштами залишається той же - 3 робочих дня після закінчення терміну, підтвердженого керівником (підприємцем) в заяві підрядника;
  2. надання авансового звіту з усіма підтверджуючими витрата документами. При цьому в самому авансовому звіті (якщо використовується форма Держкомстату, затверджена його Постановою №55 від 01.08.2001г.) В рядку «Професія (посада)» слід вказати «підрядник» або «договір підряду № ... від ...», наприклад.

Наявність такої конкретики позбавить від необхідності придумувати, чим заповнити інші рядки авансового звіту, зокрема «Табельний номер» і «Структурний підрозділ».

Дуже часто для того, щоб убезпечити себе від претензій податкових органів, додатково організаціям (підприємцям) рекомендують у Положенні про підзвітних осіб зробити уточнення для співробітників, що працюють за цивільно-правовим договором, про поширення на них загальних правил видачі підзвітних сум і підтвердження їх цільового витрачання . Без цього можна і обійтися, але зайвим не буде.

Зразок заяви на видачу грошової суми під звіт особі, яка не є співробітником фірми можна ТУТ.

Але ось вказати на можливість отримання підрядником коштів під звіт з каси підприємства (підприємця) і про правила підтвердження їх цільового витрачання в договорі підряду (або в іншому цивільно-правовому договорі) все-таки слід.

Тоді ні в кого не виникне сумнівів, що видані гроші - це підзвітні кошти, а не аванс. Крім того, і у підрядника не виникне тоді ніяких претензій до роботодавця.

Керівник фірми (юридичної особи або компанії підприємця) - це теж співробітник, який, як правило, працює за трудовим договором. І на цей рахунок Вказівка ​​№3210-У не передбачає дискримінації, відносячи керівника до розряду звичайних співробітників.

А це означає, що отримувати вказаний співробітник кошти під звіт буде в загальному порядку, тобто на підставі заяви. Правда, сама заява не пишеться на ім'я керівника, а знеособлено. Наприклад, «Заявляю про необхідність в отриманні під звіт 15 000 (п'ятнадцяти тисяч) рублів для покупки канцтоварів».

Найголовніше, щоб в заяві було зазначено термін, на який повинна бути видана сума, сама необхідна сума, а також повинні стояти власноручний підпис керівника та дата оформлення заяви.

І тоді вже на підставі такої заяви оформляється видатковий касовий ордер і видаються кошти.

А, якщо керівник (підприємець) суміщає посади, виконуючи функції касира? З одного боку, видача підзвітних сум працівникам, до яких відноситься і керівник компанії вимагає оформлення заяви. А з іншого боку, заява необхідно, як дозвіл касиру на видачу грошей для оплати витрат підприємницької діяльності підприємства (п.6.3 Інструкції №3210-У).

І якщо касиром є керівник цього підприємства, то який сенс в заповненні заяви? На цій посаді цілком може вистачити і видаткового касового ордера. Тільки при його заповненні слід в рядку «Підстава» вказати: «видача грошей під звіт для оплати ...., На термін ....».

Зразок заяви на видачу підзвітних сум директору можна скачати ПО ЗАСЛАННІ.

Тоді найкраще буде закріпити в Положенні про підзвітних осіб, що керівник організації при суміщенні ним обов'язків касира (!) Оформляє на отримання підзвітних коштів тільки видатковий касовий ордер.

А ось звітувати доведеться в загальновстановленому порядку - із заповненням авансового звіту.

Чи потрібна заява, якщо співробітник витратив свої гроші?

Видача підзвітних сум - це надання працівникам грошей як аванс для оплати майбутніх витрат. Тому для зазначених цілей потрібна заява і наступний звіт про проведені витратах. Навіть сам цей звіт називається не інакше, як авансовий!

У разі ж, коли співробітник витратить власні кошти на потреби підприємства, виникає зобов'язання компанії погасити заборгованість, що виникла. І ось тоді-то і наступають проблеми.

Справа в тому, що податкові органи не дуже задоволені подібними витратами, намагаючись визнати процедуру передачі майна організації, купленої на гроші співробітника, як купівлю-продаж. В цьому випадку отримані в погашення заборгованості кошти від компанії-роботодавця податківці вважають доходом співробітника.

Однак це можна оскаржити, якщо документи по проведених за рахунок співробітника витрат відразу оформлені на ім'я компанії.

Крім того, щоб не виникло проблем з перевіряючими органами, можна:

  • оформити безпроцентну позику, який надається організації її працівником. Далі ці кошти «видаються» співробітнику під звіт. Причому, оформити ці дві операції слід одним днем. Але тут є свої незручності. Зокрема, за безвідсотковими позиками пильно стежать податківці. Особливо, їх небезпечно оформляти, коли компанія має грошову виручку в касі або кошти на розрахунковому рахунку. Крім того, виникає проблема з датою оформлення всієї операції: за датою зробленої покупки? А якщо вона була здійснена вчора - днем, коли закриті всі записи по касовій книзі? Таким чином, безвідсоткову позику хороший тоді, коли операція по оплаті витрат і «оформлення» умовного позикового договору відбувається протягом одного робочого дня до закриття касової книги. І головне - щоб людина не витратився за допомогою платіжної картки. Тоді ідея з безвідсотковим позикою виявиться марною;
  • але можна видати наказ по підприємству, в якому затвердити можливість витрачання власних коштів на потреби компанії, за яких умов і якими співробітниками (тобто вказати посади і навіть П.І.Б. конкретних осіб). Крім того, не зайвим буде твердження і порядку звіту по здійснену покупку, наприклад, за допомогою авансового звіту і за допомогою підготовки заяви співробітників з проханням відшкодувати йому витрачені ним кошти в інтересах діяльності підприємства.

Найголовніше в цьому випадку, щоб документи на досконалу покупку (якщо це можливо формою документа) були оформлені відразу на компанію (підприємця).

Чи можна перерахувати гроші в підзвіт на карту співробітника?

Можна, можливо. Тим більше судова практика на сьогодні досить суперечлива. Головне - це можливість підприємства (підприємця) документально підтвердити цільовий характер перерахованих на зарплатну карту засобів. Для цієї мети в Положенні про підзвітних осіб слід:

  • прописати можливість перерахування коштів на карту і яких співробітників;
  • затвердити порядок звіту щодо цих коштів (авансовий звіт і терміни його здачі);
  • визначити порядок переказу коштів. Тобто при перерахуванні на зарплатну карту підзвітних грошей слід в платіжному документі вказати «видача коштів під звіт».

А чи потрібно писати в цьому випадку заява? Справа в тому що заяву - обов'язкова умова видачі коштів з каси (!). Але воно стане не зайвим і при наданні грошей під звіт в безготівковій формі:

  • його наявність заспокоїть податківців;
  • воно допоможе в контролі витрачання грошей на підприємстві;
  • і його наявність дозволить бухгалтеру без ризиків виробляти підзвітні переклади.

Тим більше для оформлення такої заяви можна користуватися формою, яка передбачена для видачі готівки підзвітних сум працівникам.

Як здійснюється видача грошей під звіт співробітникам організації і як правильно організувати цей процес.

У цій статті знайдете зразок запису в трудовій книжці про звільнення за прогул.

Відео - як правильно оформити заяву на видачу грошей під звіт на відрядження:

Був у нас скандальний випадок, коли в разі потреби в терміналі проплачували по роботі різні послуги. Чеки здавали в бухгалтерію. А через рік вони вицвіли. Ревізори, пам'ятаю, довго лаялися. Після цього ми все ксерокопіруем.

Довгі роки працюю бухгалтером. Нюансів з підзвітними фінансами, дійсно, багато. Головне, щоб на підприємстві були заздалегідь видані накази і розпорядження. Тоді і проблем не виникне.