Службова записка на видачу грошових коштів підзвіт зразок

Особливості обліку розрахунків з підзвітними особами

У 2017 році встановлений ліміт на видачу готівки підзвітних коштів, які призначаються для взаєморозрахунку між юридичними особами. Таке обмеження становить не більше 100000 рублів за однією угодою.

Дане правило регламентовано пунктом 6 Вказівки Банку Росії №3073-У. Однак працівник має право здійснити необхідні покупки на будь-яку суму від власного імені, так як на взаєморозрахунки між підприємством і фізичною особою дане правило не поширюється. Виходить, що якщо співробітник від свого імені здійснює розрахунки з юридичною особою, то ліміт може не дотримуватися, і фірма не буде порушувати свій касовий облік.

А якщо працівник здійснив витрати як представник компанії, то даний встановлений фінансовий межа потрібно виконувати. В іншому випадку, згідно зі статтею 15.1 КоАП РФ, власник підприємства понесе штраф в розмірі 50000 рублів.

Облік коштів з підзвітною особою здійснюється в однаковому порядку, не залежно від того, яким чином були оформлені фінанси - видані готівкою купюрами або переведені на банківську карту.

Власник або керуючий компанією особисто встановлює певний період часу, на який видаються підзвітні гроші. Варто зазначити, що чинними законодавчими документами РФ даний термін не обмежується. Найголовніше, це Більш точно передає передбачених керівником термінів, в акті під звітного співробітника.

Також на заяві обов'язково повинна бути особистий підпис керівника, яка позначає згоду директора компанії на дії і терміни їх виконання, зазначені в документі.

Частину, що залишилася підзвітну суму необхідно повернути в касу підприємства не пізніше трьох робочих днів, по закінченню періоду, на який видавалися фінансові кошти. У разі якщо в заяві про видачу коштів підзвітній особі не визначений термін, то невикористані кошти повертаються після закінчення триденного періоду, з моменту їх отримання.

Працівник, який є підзвітним обличчям, має повне право не повертати видані гроші до закінчення встановленого періоду. Дострокове повернення невикористаних підзвітних фінансів відбувається в двох випадках:

  • за особистою ініціативою працівника;
  • при звільненні під звітного працівника.

Основні документи з прикладами

Для юридично правильного оформлення обліку грошових коштів, виданих відповідальній особі, повинні бути грамотно сформовані такі документальні акти:

  • заяву відповідального співробітника про видачу йому певних підзвітних сум;
  • наказ керівника фірми про призначення підзвітної трудящого і про виділення йому конкретної суми грошей на адміністративно-господарські витрати підприємства;
  • заявка на видачу фінансових коштів;
  • службовий лист.

Заява на видачу підзвітних сум директору

Дана заява є внутрішнім документом організації, на підставі якого здійснюється видача фінансів з каси підзвітній особі.

Такий внутрішній акт складається відповідальним співробітником і підписується головою компанії або його уповноваженою особою, який має право розпоряджатися грошової касою фірми.

У заяві необхідно відобразити наступну інформацію:

  • сума коштів, що видаються під звіт;
  • конкретний термін, на який надаються гроші;
  • особисті підписи заявника і керівника;
  • дати формування і підписання заявительного акту.

Розпорядження або наказ про призначення відповідальних осіб за витрати виділених підзвітних коштів є одним з основоположних документом, так як без його наявності надання готівкових сум підзвітній особі буде не законним.

Заявка на видачу грошових коштів складається подотчетнік, після чого керівник фірми адресує даний акт фінансовому директору або особі, відповідальній за розподіл фінансів з каси підприємства. Даний документ є підтвердженням витрачання коштів з бюджету підприємства.

Службова записка формується керівником фірми і є підставою для бухгалтерського відділу на видачу необхідно підзвітної суми відповідальній особі.

В основному даний документ заповнюється від руки.

В даний час введені обмеження на видачу максимальної суми грошей підзвітній. Дана сума не повинна перевищувати 100000 рублів. Однак, якщо компанія виробляє витрати по декільком окремими договорами, то даний ліміт поширюється виключно на одну угоду.

Варто відзначити, що дане правило поширюється тільки на взаєморозрахунки між юридичними особами або між індивідуальними підприємцями і організаціями. Якщо підприємство проводить розрахунки з фізичними особами, якими є всі співробітники організації, то ліміт не встановлюється.

Нормативно-правовою базою РФ передбачено кілька варіантів здійснення видачі та обліку фінансових сум подотчетнік.

Для такого способу перерахування грошей главі компанії в першу чергу необхідно внести зміни в облікову політику організації, де буде відображений увесь процес обліку і видачі фінансових коштів підзвітному працівнику за коштами перекладу на його банківську картку.

Повернення невикористаних сум може повертатися як готівковим способом, так і безготівковим шляхом зворотного перекладу з особистого рахунку працівника на розрахунковий сет підприємства.

Даний процес має ряд переваг:

  • надійність і своєчасність;
  • відсутність витрат на надання банківських послуг за зняття готівкових коштів;
  • немає необхідності в оформленні касової документації;
  • можливість передати гроші підзвітній, який знаходиться в іншому місті або країні.

Така процедура проводиться за допомогою видачі фінансової готівки, для якої характерні такі ж умови і вимоги, що і при перекладі грошової суми на пластикову карту.

Основною відмінністю є те, що повернення грошей можна зробити тільки «готівкою» і тільки в касу організації.

Особливості розрахунків і витрат на відрядження представлені в даному відео.

Copyright 2017 - ЗнайБізнес.Ру Портал для підприємців

Копія розміщеної інформації можлива тільки при використанні активного посилання на цей сайт.


Складаємо заяву на підзвіт - зразок на 2017-2018 рр.

Заява на підзвіт - зразок 2017-2018 років можна скачати в цій статті. В процедуру складання такої заяви внесено низку змін, ознайомитися з якими ви можете в матеріалі нижче.

Зміни в заяві на підзвіт у 2017 році

Сьогодні практично кожна компанія стикається з необхідністю видачі грошових коштів (ДС) під авансовий звіт. Основний нормативний документ, який регулює видачу підзвітних сум, - вказівку ЦБ РФ «Про порядок ведення касових операцій юридичними особами та спрощеному порядку ведення касових операцій індивідуальними підприємцями та суб'єктами малого підприємництва» від 11.03.2014 № 3210-У, а конкретно - п. 6.3 даного вказівки.

Якщо раніше заяву було обов'язковим елементом для видачі підзвітних сум, то з набуттям чинності 19.08.2017 вказівки ЦБ РФ від 19.06.2017 № 4416-У за фірмою закріплено право видавати гроші під звіт на підставі яких заяви працівника, або розпорядчого документа керівника.

Як виглядає заява підзвітної особи про видачу грошей

Заява складається у довільній формі і має містити такі реквізити (п. 6.3 вказівки 3210-У):

1 Суму необхідних для покупки засобів.

2 Термін, на який видаються ДС.

3 Роздільну візу керівника і дату.

ВАЖЛИВО! З 19.08.2017 допускається видача коштів підзвітній особі, навіть якщо воно не відзвітувало за раніше отриманими авансами (п. 1.3 вказівки № 4416-У).

Необхідність оформляти заяву при перерахуванні ДС на карту співробітника або корпоративну карту компанії законодавчо не закріплена, оскільки вказівка ​​№ 3210-У регулює тільки операції з готівкою. Однак чиновники вважають, що заява працівника все ж необхідно (лист Мінфіну від 25.08.2014 № 03-11-11 / 42288).

Однак чимало бухгалтерів ігнорують норми вказівок ЦБ РФ і не вимагають оформлення ні заяв підзвітними особами, ні задокументованих розпоряджень на видачу підзвітних сум від керівника. Податківці під час перевірки можуть порахувати такий підхід порушенням і спробувати оштрафувати компанію на підставі положень п. 1 ст. 15.1 КоАП «Порушення порядку роботи з готівкою». Однак окремий штраф саме за недотримання норм п. 6.3 вказівки № 3210-У не встановлений. У зв'язку з чим його можна буде оскаржити в суді.

Позитивна судова практика вже є, наприклад постанову 9-го Арбітражного апеляційного суду від 06.05.2013 № 09АП-11841/2013 АК. Крім того, суди також ставали на бік платників податків і при інших порушеннях роботи з готівкою, виявлених податківцями в ході перевірки (постанова 9-го Арбітражного апеляційного суду від 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).

Таким чином, видача підзвітних сум обов'язково повинна передувати одним з документів: заявою працівника або наказом директора. Інакше можливі претензії перевіряючих.

Зразок заяви на отримання грошей під звіт

Якщо в положенні про розрахунки з підзвітними особами компанія затвердила необхідність складання заяви на підзвіт, то в цілях економії часу рекомендуємо вам оформити відповідний шаблон заяви - тоді співробітникам залишиться вписати необхідні відомості і завізувати документ у керівника.

Заповнити заяву може і співробітник бухгалтерії, а після - підписати його у підзвітної особи. Крім того, роздільну візу замість директора може проставити будь-який співробітник, уповноважений на це відповідним дорученням. Таким чином, процес оформлення заяв гранично спроститься.

Зразок заяви на видачу коштів під звіт можна завантажити на нашому сайті:

Чинне законодавство більше не містить однозначна вимога про необхідність оформлення співробітниками компанії заяв для отримання грошових коштів під авансовий звіт: видачу грошей можна оформляти і наказом керівника. Однак якщо ваша компанія визначила в локальному нормативному акті, що підзвітні суми видаються за заявою, то даний документ повинен бути правильно оформлений і завізований керівником.

Дізнавайтесь першими про важливі податкові зміни

Є питання? Отримайте швидкі відповіді на нашому форумі!