Службова записка на видачу підзвітних сум

Особливості обліку розрахунків з підзвітними особами

У 2017 році встановлений ліміт на видачу готівки підзвітних коштів, які призначаються для взаєморозрахунку між юридичними особами. Таке обмеження становить не більше 100000 рублів за однією угодою.

Дане правило регламентовано пунктом 6 Вказівки Банку Росії №3073-У. Однак працівник має право здійснити необхідні покупки на будь-яку суму від власного імені, так як на взаєморозрахунки між підприємством і фізичною особою дане правило не поширюється. Виходить, що якщо співробітник від свого імені здійснює розрахунки з юридичною особою, то ліміт може не дотримуватися, і фірма не буде порушувати свій касовий облік.

А якщо працівник здійснив витрати як представник компанії, то даний встановлений фінансовий межа потрібно виконувати. В іншому випадку, згідно зі статтею 15.1 КоАП РФ, власник підприємства понесе штраф в розмірі 50000 рублів.

Облік коштів з підзвітною особою здійснюється в однаковому порядку, не залежно від того, яким чином були оформлені фінанси - видані готівкою купюрами або переведені на банківську карту.

Власник або керуючий компанією особисто встановлює певний період часу, на який видаються підзвітні гроші. Варто зазначити, що чинними законодавчими документами РФ даний термін не обмежується. Найголовніше, це Більш точно передає передбачених керівником термінів, в акті під звітного співробітника.

Також на заяві обов'язково повинна бути особистий підпис керівника, яка позначає згоду директора компанії на дії і терміни їх виконання, зазначені в документі.

Частину, що залишилася підзвітну суму необхідно повернути в касу підприємства не пізніше трьох робочих днів, по закінченню періоду, на який видавалися фінансові кошти. У разі якщо в заяві про видачу коштів підзвітній особі не визначений термін, то невикористані кошти повертаються після закінчення триденного періоду, з моменту їх отримання.

Працівник, який є підзвітним обличчям, має повне право не повертати видані гроші до закінчення встановленого періоду. Дострокове повернення невикористаних підзвітних фінансів відбувається в двох випадках:

  • за особистою ініціативою працівника;
  • при звільненні під звітного працівника.

Основні документи з прикладами

Для юридично правильного оформлення обліку грошових коштів, виданих відповідальній особі, повинні бути грамотно сформовані такі документальні акти:

  • заяву відповідального співробітника про видачу йому певних підзвітних сум;
  • наказ керівника фірми про призначення підзвітної трудящого і про виділення йому конкретної суми грошей на адміністративно-господарські витрати підприємства;
  • заявка на видачу фінансових коштів;
  • службовий лист.

Заява на видачу підзвітних сум директору

Дана заява є внутрішнім документом організації, на підставі якого здійснюється видача фінансів з каси підзвітній особі.

Такий внутрішній акт складається відповідальним співробітником і підписується головою компанії або його уповноваженою особою, який має право розпоряджатися грошової касою фірми.

У заяві необхідно відобразити наступну інформацію:

  • сума коштів, що видаються під звіт;
  • конкретний термін, на який надаються гроші;
  • особисті підписи заявника і керівника;
  • дати формування і підписання заявительного акту.

Розпорядження або наказ про призначення відповідальних осіб за витрати виділених підзвітних коштів є одним з основоположних документом, так як без його наявності надання готівкових сум підзвітній особі буде не законним.

Заявка на видачу грошових коштів складається подотчетнік, після чого керівник фірми адресує даний акт фінансовому директору або особі, відповідальній за розподіл фінансів з каси підприємства. Даний документ є підтвердженням витрачання коштів з бюджету підприємства.

Службова записка формується керівником фірми і є підставою для бухгалтерського відділу на видачу необхідно підзвітної суми відповідальній особі.

В основному даний документ заповнюється від руки.

В даний час введені обмеження на видачу максимальної суми грошей підзвітній. Дана сума не повинна перевищувати 100000 рублів. Однак, якщо компанія виробляє витрати по декільком окремими договорами, то даний ліміт поширюється виключно на одну угоду.

Варто відзначити, що дане правило поширюється тільки на взаєморозрахунки між юридичними особами або між індивідуальними підприємцями і організаціями. Якщо підприємство проводить розрахунки з фізичними особами, якими є всі співробітники організації, то ліміт не встановлюється.

Нормативно-правовою базою РФ передбачено кілька варіантів здійснення видачі та обліку фінансових сум подотчетнік.

Для такого способу перерахування грошей главі компанії в першу чергу необхідно внести зміни в облікову політику організації, де буде відображений увесь процес обліку і видачі фінансових коштів підзвітному працівнику за коштами перекладу на його банківську картку.

Повернення невикористаних сум може повертатися як готівковим способом, так і безготівковим шляхом зворотного перекладу з особистого рахунку працівника на розрахунковий сет підприємства.

Даний процес має ряд переваг:

  • надійність і своєчасність;
  • відсутність витрат на надання банківських послуг за зняття готівкових коштів;
  • немає необхідності в оформленні касової документації;
  • можливість передати гроші підзвітній, який знаходиться в іншому місті або країні.

Така процедура проводиться за допомогою видачі фінансової готівки, для якої характерні такі ж умови і вимоги, що і при перекладі грошової суми на пластикову карту.

Основною відмінністю є те, що повернення грошей можна зробити тільки «готівкою» і тільки в касу організації.

Особливості розрахунків і витрат на відрядження представлені в даному відео.

Copyright 2017 - ЗнайБізнес.Ру Портал для підприємців

Копія розміщеної інформації можлива тільки при використанні активного посилання на цей сайт.


Складаємо заяву на підзвіт від директора - зразок

Заява на підзвіт від директора - зразок його ви побачите в цій публікації - законодавчо не регламентований. Крім того, існує ряд розбіжностей на тему, чи варто його взагалі оформляти. Детальніше ці питання розберемо в цій статті.

Правила для отримання грошей під звіт

Відповідно до п. 6.3 вказівки Банку РФ від 11.03.2014 № 3210-У видача грошових коштів підзвітним особам оформляється шляхом виписки видаткового касового ордера (далі по тексту - РКО). Підставою для виписки РКО є заява самого підзвітної особи, складене в письмовій формі.

У заяві, яку оформляється в довільній формі, повинні міститися:

  • відомості про суму грошей під звіт;
  • інформація про термін використання виданих під звіт коштів для твору цільових витрат;
  • дата і підпис директора компанії.

Гроші під звіт можуть бути видані лише за умови, що у підзвітної особи немає заборгованості по коштах, виданих під звіт в попередній раз.

Особливості видачі коштів під звіт директору

Відповідно до вказівок № 3210-У, підзвітні особи самостійно вказують в своїй заяві суму і термін, на який видаються кошти під звіт, а директор лише затверджує їх. При видачі грошей під звіт директором самому собі усувається цілий ряд можливих протиріч, оскільки не виникне розбіжностей в сумі і строках запланованих витрат підзвітною особою з тим, що запланував сам керівник компанії.

Багато хто вважає, що раз директор сам у себе запитує видачу коштів під звіт, то заява не потрібно складати. Ця думка є помилковим.

Авансовий звіт по видаваних самому директору підзвітними коштами також повинен бути наданий в бухгалтерію, а залишки повернуті в касу не пізніше 3 днів після завершення терміну, на який вони надавалися під звіт, або ж (якщо директор знаходиться у відрядженні або він вийшов на лікарняний) в протягом 3 днів після дати виходу керівника на роботу.

Підзвітні кошти директору видаються лише за умови, що він відзвітував перед бухгалтерією (з наданням підтверджуючих документів) про попередні підзвітних коштів.

Як оформляється заяву про видачу грошей під звіт директору

Директор в даному випадку має особливим правовим статусом, т. К. Він одночасно є і найманого працівника організації, і її керівника (ст. 40 закону «Про ТОВ» від 08.02.1998 № 14-ФЗ і ст. 11, 16, 20 , 273 Трудового кодексу).

Основною відмінністю випадку оформлення заяви підзвіт директору є те, що роздільна підпис вже не потрібно, оскільки ставлячи підпис під заявою, директор тим самим і погоджує видачу коштів самому собі. У зв'язку з цим і текст такої заяви директора буде трохи відрізнятися від того, який би оформлював інший штатний співробітник (щоб документ не виглядав так, що директор сам собі дозволяє видати гроші під звіт).

Існує думка, що для виходу з цієї ситуації буде правомірно, якщо директор напише не заява, а розпорядження, адресоване касиру, в якому буде вказана вся необхідна інформація по подотчету (терміни, мета і сума).

Однак при оформленні іншого документа (не заявлені) виникають порушення умов п. 6.3 вказівок № 3210-У, адже там чітко вказано, що РКО оформляється лише на підставі заяви, а не наказу або розпорядження. А той факт, що директор візує свою заяву, хоч і буде виглядати дещо абсурдним, але не є помилкою з точки зору дотримання касової дисципліни. Відсутність роздільною візи директора на своїй заяві також не виглядає неправомірним.

У великих компаніях, де передбачено кілька посад директорів, така ситуація може бути успішніше дозволена, коли заява директора про підзвіті завізує, наприклад, виконавчий директор.

Яка відповідальність за відсутність заяви?

Спеціально передбаченої відповідальності для юросіб за порушення порядку оформлення заяви на видачу коштів під звіт не існує. Однак працівники податкової служби при перевірці дотримання касової дисципліни на підприємстві, виявивши відсутність заяви на підзвіт, можуть поставити порушення:

  • Порядку зберігання сум готівки, що перевищують встановлений ліміт. Підставою для накладення відповідальності відповідно до ст. 15.1 КоАП Росії для податкового інспектора найчастіше служить висновок, що кошти з каси були видані неправомірно, а значить, повинні залишатися в касі. При перевищенні ліміту надлишки готівки повинні в той же день бути здані в банк. Існує несприятлива для платників податків судова практика, заснована на таких висновках (постанова 9-го арбітражного апеляційного суду від 06.05.2013 № 09АП-11841/2013 АК).
  • Порядку дотримання касової дисципліни в цілому.

Але є і позитивна для платників податків практика, завдяки якій ясно, що не всі судді вбачають необхідність накладення відповідальності за такі порушення касової дисципліни, як відсутність заяви на підзвіт (постанова 9-го арбітражного апеляційного суду від 13.05.2013 № 09АП-10884/2013) .

У той же час, якщо є суттєві (на думку податківців) порушення касової дисципліни, такі як відсутність вказівок про терміни видачі коштів під звіт, недотримання умови про «закритіі9raquo; попереднього підзвіту, судді зазвичай стають на бік працівників податкової служби (постанова 9-го арбітражного апеляційного суду від 06.03.2013 № 09АП-2451/2013).

Для того щоб уникнути накладення штрафу (якщо перевірка вже почалася), можна скористатися своїм правом і надати витребувані документи на наступний день (п. 31 регламенту, затвердженого наказом Міністерства фінансів від 17.10.2011 № 133н). За цей день директор може написати всі свої відсутні заяви на видачу підзвітної суми, а касир підколоти їх до відповідних РКО.

Виправляти подібного роду помилки слід лише за останні 2 місяці, адже відповідно до п. 1 ст. 4.5 КоАП термін давності для накладення адміністративної відповідальності становить 2 місяці від дати вчинення порушення.

ВАЖЛИВО! Якщо підзвітні кошти перераховуються на платіжну карту (зарплатну, корпоративну), заява від подотчетнік, на думку фінансового відомства РФ, також необхідно. Про це йдеться в листі Мінфіну від 25.08.2014 № 03-11-11 / 42288.

Де знайти зразок заяви на підзвіт директору?

Для того щоб полегшити роботу бухгалтерії і скоротити витрати часу персоналу на оформлення заяв на видачу коштів під звіт, корисно заготовити на підприємстві бланк такої заяви. Згодом підзвітній особі лише потрібно вписати суму, термін і мета видачі коштів під звіт. Також треба буде вказати свої П.І.Б., посада та поставити підпис. З зразком такої заяви можна ознайомитися на нашому сайті.

При видачі коштів під звіт з каси підприємства оформляється РКО, підставою для виписки якого є письмова заява підзвітної особи. При видачі готівки з каси підприємства під звіт директору повністю дотримується порядок, встановлений зазначенням Банку РФ від 11.03.2014 № 3210-У, яким будь-які винятки для дотримання касової дисципліни директором не передбачені.

Відсутність всіх необхідних документів для оформлення підзвіту податкові інспектори можуть трактувати як порушення касової дисципліни, яке карається накладенням штрафу відповідно до ст. 15.1 КоАП РФ. Однак правомірність такого трактування вони будуть зобов'язані довести в суді.

Дізнавайтесь першими про важливі податкові зміни

Є питання? Отримайте швидкі відповіді на нашому форумі!