Службова записка на відрядження бланк

Центр юридичної допомоги Надаємо безкоштовну юридичну допомогу населенню

Службова записка про направлення у відрядження

Одним з основних документів, який використовується всередині компанії, є службова записка. Її призначення - надання інформації. Такі повідомлення використовуються для офіційної зв'язку між відділами або між працівником і роботодавцем. Вони також служать підставою для видання відповідних наказів. У цьому випадку такий зразок документації стає основним додатком і зберігається разом з усіма встановлений період часу.

Як написати службову записку на відрядження?

Для багатьох виникає питання, як правильно скласти службову записку про направлення у відрядження. Справа в тому, що уніфікованої строго визначеної форми даного повідомлення немає. Трудовий кодекс РФ практично ніяк не регулює ті аспекти, які пов'язані з його використанням.

Відповідно правила складання і функціонування зазвичай регламентуються всередині компанії. В цьому випадку необхідно дотримуватися встановленого порядку. Якщо ж такого немає, можна звернутися до загальних положень в оформленні.

Можна виділити два основних типи службових записок про направлення у відрядження:

  • ті, що використовуються як основа для видання наказу та подальшого призначення працівника в відрядних поїздку;
  • повідомлення, які складаються вже самими співробітниками для вказівки термінів.

У другому випадку таке пояснення необхідно тоді, коли поїздка була здійснена особистим транспортом і немає прямих вказівок на підтвердження про відрядження періоду.

Для того, щоб написати таке повідомлення, необхідно дотримуватися загальних правил:

  • назва документа, повна назва компанії, а також ім'я керівника;
  • вказується повне ім'я відрядженого співробітника, його посаду та підрозділ, в якому він працює;
  • пропонується місце призначення, а також тривалість періоду перебування;
  • наводиться список додатків, якщо вони є;
  • проставляється дата складання і підпис укладача.

Якщо при цьому необхідно вказати на додаткові відомості, то вони також вносяться в зразок в необхідному порядку. Наприклад якщо поїздка здійснювалася особистим транспортом, потрібно вказівку його моделі і номера. А для підтвердження встановлених термінів можуть бути прикладені квитанції про оплату заправки або стоянки.

Службова записка про продовження відрядження

Повідомлення про продовження відрядження є невід'ємною частиною для оформлення аналогічного наказу. Залежно від підстави, вона може подаватися як відрядженим працівником, так і відділом всередині компанії.

Головним аспектом такого зразка стає саме причина, по якій відрядження період необхідно продовжити. Нею може служити одне з наступних підстав:

  • наявність додаткових завдань і необхідність у відповідному часу для їх виконання;
  • транспортні проблеми або відсутність квитків, що виключає можливість у встановлений термін повернутися з поїздки;
  • тимчасова хвороба відрядженого;
  • обставини, які не залежать від будь-якої зі сторін і при цьому перешкоджають виконанню доручення.

Найчастіше службова записка про продовження відрядження складається самим відрядженим і направляється керівникові. Далі останній видає відповідний наказ про продовження, докладаючи до нього отриманий зразок повідомлення.

Службова записка на відрядження

Витрати на відрядження оплачуються роботодавцем. Однак в деяких питаннях може знадобитися представити своєрідну доповідну про витрати. Найчастіше це стосується особистого транспорту і витратах на паливо. Нерідко виникають ситуації, коли працівнику доводиться власним коштом оплатити частину витрат.

У цьому випадку також складається службова записка про витрати на відрядження. До неї додаються квитанції про вкладення. На підставі даного повідомлення співробітнику відшкодовуються понесені витрати.

Приклад службової записки на відрядження - зразок написання

При оформленні зразка даного повідомлення необхідно звернути увагу на наступні аспекти:

  • в разі, якщо порядок компанії не регламентує інше, службова записка про направлення у відрядження пишеться на ім'я керівника компанії або організації;
  • необхідне точне вказівку тимчасових рамок - це обумовлено тим, що добові витрати нараховуються згідно із зазначеними даними;
  • якщо розраховується поїздка на особистому транспорті, потрібно вказувати його дані;
  • для спрощення системи можна вказати також і призначення напрямки, а також приймає особу або організацію.

Нерідко виникає питання, чи потрібно таке повідомлення складати керівнику, якщо в відрядних поїздку відправляється він. Оскільки його дії пов'язані з трудовою діяльністю, то заповнення відповідної документації дійсно необхідно. Складатися вона може як їм самим, так і заступником або відповідальною особою.

Службова записка про скасування відрядження

Службова записка про скасування відрядження також складається для видання відповідного наказу. У ній обов'язково вказуються причини, за якими зазначена поїздка не може відбутися. Багато в чому вони схожі з тими підставами, за якими продовжується період призначення.

Слід зазначити, що такий зразок оформляється в тому випадку, якщо наказ про направлення у відрядження вже був виданий. Подальша процедура скасування передбачає, що складається документація із зазначенням причини. Тільки після цього видається наказ про скасування направлення у відрядження.


діловодство

Як скласти службову записку про відрядження (зразок)?

Службова записка про направлення у відрядження не є обов'язковим документом. Однак її складання необхідно в ряді випадків.

В яких саме? І чи потрібна вона взагалі?

Ці та багато інших нюансів ми розглянемо далі.

Жоден нормативно-правовий акт не регулює порядок оформлення службових записок при направленні працівників у відрядження.

Якщо керівники підприємства вважають за потрібне закріпити основні положення про регулювання такого документа, вони можуть внести відповідні записи в локальні нормативно-правові акти підприємства. Дана можливість регламентується пунктом 3 Положення №749.

Правила можна прописати, наприклад, в наказі керівника або спеціальному Положенні про відрядження.

Службова записка - це особливий документ, який засвідчує факт перебування відрядженого співробітника на місці, а також дату приїзду і повернення з відрядження.

Службова записка буде потрібно в наступних випадках:

  • якщо працівник здійснює поїздку у відрядження на особистому, службовому або орендованому транспортному засобі;
  • якщо працівник не має підтверджуючих документів про факт проїзду і проживання.

В першу чергу, даний документ необхідний для нарахування добових, так як для їх розрахунку потрібно знання часу, яке співробітник провів у відрядженні.

Службова записка також служить підтвердженням витрат, понесених співробітником за час відрядження.

Службова записка згідно з новим Постановою Уряду РФ № 1595 замінює такі документи:

Складаємо службову записку на відрядження (зразок 2017)

Службова записка оформляється працівником підприємства самостійно відразу після повернення з поїздки.

Для нарахування оплати і компенсаційних витрат важливо правильно заповнити документ.

Розглянемо основні принципи і виникають нюанси.

Чинним законодавством не передбачено затвердженою форми службової записки.

Тому керівники організацій та підприємств зобов'язані розробити власну форму даного документа.

Співробітники повинні лише заповнювати представлений документ від руки на попередньо виданому бланку.

Як написати службову записку? Бланк може бути представлений на звичайному аркуші формату А4.

Розглянемо, яку ж форму і структуру повинен мати даний документ:

  • У правому верхньому кутку вказується ПІБ керівника організації в давальному відмінку. Трохи нижче - ПІБ керівника структурного підрозділу (у разі наявності). Тут же прописується ПІБ співробітника, що становить службову записку.
  • У центрі бланка вказується найменування документа і його зміст. Співробітникові необхідно у вільній формі викласти текст звернення до керівника. Обов'язково повинні бути зазначені: дата виїзду та приїзду; мета відрядження; найменування, марка, модель та реєстраційний номер транспортного засобу (якщо поїздка здійснювалася на особистому, службовому або орендованому транспорті).
  • У самому низу бланка - опис документів, що додаються.
  • Дата складання документа і підпис співробітника з розшифровкою.

Як оплатити проживання у відрядженні без документів? Дізнайтеся тут.

Для наочного уявлення того, як повинна виглядати службова записка, можна ознайомитися з прикладом:

Завантажити бланк службової записки на відрядження (зразок 2017) можна тут:

Хто підписує і погоджує?

Підписувати службову записку уповноважений керівник підприємства або організації, в якій працює відряджений співробітник.

Перед підписанням документ повинен пройти узгодження в бухгалтерії організації.

Всі витрати, понесені співробітником під час поїздки, повинні бути задокументовані в бухгалтерії для подальшої податкової звітності та компенсації понесених витрат працівникові.

У пункті 7 Положення № 749 йдеться про те, що службова записка повинна бути надана відразу після повернення із службового поїздки.

Будь-яких нормативних термінів не передбачено.

Таким чином, співробітник організації зобов'язаний скласти і надати заповнений документ якомога раніше.

Разом зі службовою запискою працівник підприємства зобов'язаний надати наступні супровідні документи:

  • шляховий лист;
  • підтверджуючі документи про понесені витрати під час відрядження на оренду житлового приміщення, витрат на паливо та амортизацію;
  • іншу документацію, прямо або побічно свідчить про недоліки.

Якщо ж працівник не володіє такими документами, слід здати службову записку, в якій буде вказано підтвердження від приймаючої сторони про час приїзду та від'їзду.

При складанні службової записки необхідно враховувати деякі нюанси, які виникають при різних обставинах. Розглянемо більш докладно часто зустрічаються з них.

Пункт 15 Положення № 749 втратив свою силу, отже, при направленні працівника у відрядження за кордон не потрібно оформлення посвідчень про відрядження.

Підтверджуючим документом про прибуття та вибуття працівника в місце призначення, а також про понесені витрати все також є службова записка.

Складання службової записки при відрядженні за кордон не відрізняється від такого при поїздці в межах території РФ.

Однак компенсація понесених витрат, зазначених у службовій записці, буде здійснюватися в іноземній валюті відповідно до ФЗ "Про валютне регулювання та валютний контроль".

Підставою для виплати добових та інших витрат в іноземній валюті буде відмітка в паспорті співробітника прикордонними органами.

Копію паспорта необхідно докласти як супроводжуюча документа до службової записки.

Якщо ж відрядження планується на території держав, які є учасниками Співдружності Незалежних Держав, дата перетину кордону буде визначатися за відповідними проїзними квитками або позначок в дорожньому листі (в разі здійснення поїздки на особистому, орендованому або службовому автотранспорті).

Поїздка на службовому автомобілі / особистому транспорті

При поїздці на службовому чи особистому автотранспорті співробітник повинен докласти до службової записки наступну документацію:

  • шляховий лист;
  • чеки, квитанції та інші підтверджуючі документи про витрати;
  • документи, які підтверджують поїздку по маршрутної лінії до місця призначення.

Оскільки директор є співробітником підприємства або організації, на нього поширюються всі правила і положення законів та нормативно-правових актів, що стосуються звичайних працівників.

У пункті 7 Положення № 749 немає жодних винятків з цього правила.

Однак Роструд має дещо іншу позицію з даного питання - там вважають, що керівнику необов'язково складати службову записку, так як їм все одно будуть підписані накази про відрядження, її перенесення або продовження.

По суті, записка буде дублювати наказ.

Для виключення непорозумінь рекомендується внесення до відповідних локальні акти організації положення про необов'язковість надання директором службової записки при поїздці у відрядження.

Як оформити наказ на відрядження директора? Дізнайтеся тут.

Як оплачується відрядження сумісника у вихідний день? Дивіться тут.

При складанні службової записки не потрібно проводити розшифровку специфіки днів - робочих чи вихідних.

Підставою для розрахунку виплат, виходячи з вихідних або робочих днів, є табель обліку робочого часу.

Таким чином, службова записка при відрядженні у вихідний день складається звичайним чином.

Згідно з листом Мінфіну Росії від 05.07.2013 року № 03-11-11 / 166 у відрядження можуть бути відправлені тільки наймані працівники.

Підприємці є самозайнятою населенням, а значить не можуть відправити самі себе у відрядження.

Таким чином, IP звільнені від обов'язку оформляти наказ, службову записку і надавати підтверджуючі документи про понесені витрати.

Однак витрати можна врахувати при сплаті податку.

Податковий кодекс дозволяє в таких випадках зменшити оподатковувану базу:

  • Витрати на оплату готельного номера можна списати як витрати на оренду.
  • Витрати на паливо можна списати як матеріальні витрати.

Всі понесені витрати необхідно документально підтвердити.

Крім цього, потрібно обґрунтувати необхідність поїздки в рамках здійснення підприємницької діяльності. Для цього підійде, наприклад, протокол переговорів з постачальниками або покупцями.

Службову записку потрібно складати лише в деяких випадках. Вкрай важливо правильно заповнити документ, адже від цього буде залежати подальша компенсація понесених витрат. Також необхідно враховувати нюанси при заповненні в залежності від конкретних обставин поїздки.