Службова записка на відрядження приклад

Службова записка про направлення у відрядження

Складається в тій ситуації, якщо співробітника потрібно відправити у відрядження. Відправником є ​​безпосередній керівник співробітника.

Директору ТОВ «Вектор-сталь9raquo;

Від керівника відділу продажів

Шановний Іване Івановичу!

У зв'язку з появою великого клієнта з іншого міста, який не має можливості відвідати Москву, прошу відрядити менеджера по проектам Петрова П. П. в місто Санкт-Петербург. Передбачувана тривалість відрядження: з 16 лютого по 20 лютого.

Також прошу дати вказівку про видачу коштів на відрядження головному бухгалтеру в розмірі:

- 10 000 на проживання в готелі.

- 5 000 на харчування.

- 3 000 на транспорт.

  • В папері потрібно обґрунтувати необхідність відрядження, дату поїздки, місто, в який направляється фахівець.
  • Потрібно вказати відомості про співробітника: ПІБ, посада.
  • Якщо потрібно, можна доповнити записку проханням про виділення коштів на відрядження.

Загальна форма і інші окремі випадки службових записок - тут.


Службова записка на відрядження

В на початку 2015 роки змінилося правила відправки співробітника в поїздку по відрядження документам. Тепер ця процедура значно спрощена, тому що зміни торкнулися щодо оформлення паперової рутини.

Вже немає необхідності видавати посвідчення про відрядження і службові завдання. З іншого боку відряджений співробітник по поверненню може не звітувати у своїх діях під час поїздки. Як же тепер оформляється на виробництві відправка співробітника в службове подорож?

Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему - звертайтеся до консультанта:

Правила оформлення відрядження

До початку 2015 року багато підприємства зобов'язані були складати в разі направлення свого працівника у відрядження такі документи:

  1. відповідний наказ керівництва;
  2. службове завдання, в якому виконавцю доручали виконання певних завдань в конкретному місці в обмежений період часу;
  3. посвідчення про відрядження, де співробітнику проставляли дату прибуття і вибуття з партнерської організації.

До того ж співробітник, колишній в службовому подорожі, повинен був відзвітувати в письмовому вигляді про свої дії і куди їм були витрачені видані їй на відрядження гроші.

Звіти він становив як мінімум в двох варіантах:

  • про виконання робіт під час поїздки за завданням підприємства;
  • авансовий, про витрату виданої суми для витрат під час виконання виробничих обов'язків в іншому населеному пункті. До нього додавалися квитки, квитанції, чеки і т. Д.

Тепер законодавство менш вимогливо до оформлення документів на відрядження. Але для оформлення відряджень в 2016 році передбачається трохи видозмінена процедура.

У яких випадках необхідно складати даний документ

У тому чи іншому випадку відправлення його в поїздку можливо тільки після документального оформлення паперів, які підписує керівник організації роботодавця. Начальник відділу доповідає керуючому компанією про свого підлеглого, якого необхідно відправити у відрядження і підтверджує її мета наявними обґрунтуваннями про те, що поїздка дозволить вирішити поставлені перед відділом виробничі завдання. Він доповідає про це в службовій записці на ім'я керівника.

Все відбувається в кілька кліків, без черг і стресів. Спробуйте і Ви здивуєтеся, як це стало просто!

Законодавче регулювання даної сфери

В кінці грудня було прийнято постанову Уряду РФ № 1595. Згідно з ним тепер знизилася кількість документації при оформлення відряджень. Його використання дає можливість скасування видачі відразу трьох документів під час відправки співробітника в службове подорож: посвідчення, службового завдання і звіту про відрядження.

Така спрощена процедура зробила роботу кадрових відділів значно легшою в порівнянні з попередніми роками.

Однак для бухгалтерів цей процес приніс деякі складності, оскільки в положенні закону №402-ФЗ від 6 грудня 2011р. № 402-ФЗ вимоги залишилися колишніми щодо документального підтвердження витрачення отриманих на відрядження коштів.

Незмінним документом залишився тільки наказ. Якщо в компанії необхідно все ж зберегти попередній порядок оформлення документів, то з цього приводу має бути видано певне розпорядження або положення про відрядження (ст. 8 ТК РФ).

Які документи замінює службова записка

На підставі нового законодавства тепер службова записка замінює ряд документів:

  1. командировочне посвідчення;
  2. службове завдання;
  3. звіт про виконання завдань під час поїздки.

Таким чином тепер співробітникам ОК необхідно оформити значно менше документів.

Правила оформлення і складання

Складання службової записки не представляє великої складності.

Текст документа розділений на 2 поля:

  • На аркуші паперу в верхньому правому куті вписуються посаду керівника компанії і його прізвище та ініціали. Нижче в такому ж порядку вписують посаду начальника підрозділу та його особисті дані.
  • У центрі листа під заповненою інформацією в правому куті пишуть заголовок локального документа «Службова записка».
  • Під заголовком викладають звернення до керівника з проханням направити співробітника в службове відрядження. Обов'язково потрібно вписати мета поїздки, період виконання виробничого завдання.
  • Під основним текстом проставляють дату і розпис особи, яка склала службову записку.

В тексті можна викласти передбачувані грошові витрати, особливості поїздки (наприклад, супровід дітей до піонерського табору або місця проведення спортивних змагань тощо).

Що необхідно прикладати до записці

Строго визначення в законодавстві з питання обов'язкового написання службової записки про відрядження в законодавстві немає.

Однак її необхідно оформити в тих випадках, якщо поїздка розрахована на використання під час відрядження особистого, орендованого або службового автотранспорту. При поверненні співробітник повинен вказати термін свого перебування в написаній ним службовій записці.

Він її подає працедавцю разом з проправдательнимі документами про підтвердження використання транспорту:

  • шляховий лист;
  • рахунок про проживання, розташуванні машини на автостоянці;
  • квитанції про сплату ремонтних робіт під час поїздки;
  • касові чеки і т. д.

Якщо відряджений співробітник після повернення з поїздки не має зовсім витратних платіжних чеків, підтверджують його проїзд та проживання в чужому місті, то йому потрібно здати службову записку із зазначенням підтвердження від приймаючої сторони про час прибуття і вибуття. У додатку до неї йому необхідно докласти лист або інші папери, в яких брала сторона підтверджує про його присутності в перебігу відведеного часу за місцем відрядження.

Про правила оформлення службових відряджень на підприємствах дивіться в наступному відеоуроці:

Правила і нюанси складання в різних ситуаціях

Слід зазначити, що у звітній службовій записці слід детально описувати про витрату коштів на відрядження. Всі витрати, які перевищили розмір виділеної суми, повинні бути компенсовані йому в повному обсязі, що прописано в п. 11 положення №749.

До таких витрат відносять:

  • грошові витрати на використання транспорту, понесені в ході поїздки;
  • оплата найманого житла за потребою;
  • інші повсякденні витрати на харчування, паркування, використання засобів зв'язку та інше;
  • витрати, обумовлені виконанням виробничих завдань і особистих потреб, які справив підлеглий на підставі отриманої згоди від керівника.

На практиці зустрічаються обставини, коли відрядження може носити добовий характер при направленні людини в поїздку на невелику відстань від його будинку. Такі варіанти поїздок дозволяють йому щодня повертатися додому на особистому або громадському транспорті. Керівництву необхідно враховувати характер роботи під час щоденних добових відряджень. Їх виконання повинно дозволяти підлеглому приїжджати в своє житло щодня.

Поїздка у відрядження на особистому / службовому автотранспорті

При виборі співробітником автомобіля свого чи службового для поїздки за завданням підприємства він повинен підготувати для звіту ряд документів для підтвердження використання машини.

При здачі дорожнього звіту йому необхідно докласти наступне:

  • маршрутний лист;
  • оплачені рахунки, квитанції чеки;
  • документи, що підтверджують його поїздку по маршрутної схемою до пункту призначення.

До звітної записці можна докладати накладні з адресою постачальників або покупців.

На підприємствах бувають випадки, коли потрібно скасувати поїздку співробітника у відрядження. Причини в таких обставинах дуже різні: завдання, яке слід було вирішити під час поїздки, була виконана і необхідність у відрядженні відпала або через те, що співробітник захворів. Про такі випадки потрібно подбати заздалегідь і внести відповідний пункт до Положення про відрядження.

Засоби, отримані на поїздку співробітник повинен повернути до каси підприємства.

У бухгалтерії передбачені терміни повернення грошей на вiдрядження:

  1. трудящий зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну поїздки або з моменту повернення відзвітувати перед бухгалтерією організації.
  2. Якщо відбулося скасування відрядження, то термін повернення всіх коштів доцільно передбачити у відповідному наказі.

Але тут потрібно звернути на деякі нюанси.

Якщо при скасуванні поїздки кошти були частково витрачені, а наприклад, квитки на транспорт не вдалося здати або повернути, то і працівник не в змозі повернути гроші у в касу. При цьому він несе ще й збитки. У таких випадках потрібно проголосити наказ з питання компенсації працівникові вартості невикористаних квитків.

Зверніть увагу! Даний збиток можна вносити в папери з метою зниження оподаткування по прибутку, якщо є дві основні умови:

  • поїздка до іншого контрагента повинна бути пов'язана з метою отримання доходів;
  • причина скасування службового вояжу не надумана, а викликана дійсно обставинами, які не залежать від самої організації.

Продовження або скорочення термінів

У чинному законодавстві немає згадки, як необхідно продовжувати відрядження. Як правило, виконують все це оформленням наказу. Форма наказу довільна. Видають цей документ про продовження відрядження з обґрунтуванням після отримання від доповідної записки від начальника підрозділу, якого відряджають або керівника.

Особливості відрядження директора організації

В принципі директор також як і всі співробітники є працівником однієї організації і на нього теж повинна складатися службова записка про відрядження, оскільки в діючих правилах щодо керівників немає особливих позначок.

У цьому можна переконатися прочитавши п. 7 Положення, затвердженого Урядом РФ 13 жовтня 2008 г. в постанові під порядковим № 749. Причому тут навіть не береться до уваги, сам чи директор керував транспортним засобом або він їздив в машині як пасажир. Однак Роструд вважає, що службову записку директору немає потреби складати, тому що він же підписує і службову записку, і наказ про відрядження. Тому автоматично виходить дублювання документів, тому від обов'язку складати службову записку на себе керівника можна звільнити.

З метою зменшення паперових даних при відправленні керівника в службову поїздку можна вказати спеціальний пункт в положенні, в якому директора звільнити від складання службової записки.

Про те, чи може службова записка стати підтвердженням відрядження, розказано на початку наступного відеосюжету:

Залишилися питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз: