Службова записка на відрядження зразок 2016 на транспорті організації

Службова записка про відрядження зразок 2016-2017

Інститут відрядження зазнав значних змін в 2016-2017 роках. Спрощення порядку оформлення трудових, службових відряджень безумовно є плюсом для всіх учасників правовідносин. Зараз, досить написання службової записки про відрядження, видання відповідного наказу керівника. Оскільки нововведення на практиці ще не має великої популярності, ми постараємося максимально докладно розписати всі нюанси письмової роботи в даній сфері в допомогу кадровику і службовцю.

Обов'язкові пункти службової записки про відрядження

  • Посада керівника і назва компанії, власні дані автора пишуться в правому верхньому кутку;

Безкоштовний зразок в окремому блоці спеціально підготовлений нашими фахівцями і доступний для вільного скачування. За прямим посиланням ви вільно отримаєте зразок службової записки про відрядження на комп'ютер у форматі doc, і зможете самостійно підготувати власний документ. Приємного використання.


Новий порядок оформлення відрядження

З 8 серпня 2015 року діє нова редакція Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження, затвердженого постановою Уряду РФ від 13.10.2008 № 749 (далі - Положення про відрядження). Зміни внесені постановою Уряду РФ від 29.07.2015 № 771. Розберемося, що зміниться в роботі бухгалтера.

Письмове рішення - підстава для направлення у відрядження

Чиновники вже вдруге за останній час уточнюють найменування і порядок оформлення документа, який потрібен для направлення працівника у відрядження. Тепер це письмове рішення роботодавця (абз. 2 п. 3 Положення про відрядження). Тобто з'явилося прикметник «пісьменное9raquo ;.

На практиці рішення оформляють у вигляді наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження. Його можна оформити за уніфікованою формою № Т-9, затвердженої наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1.

Можна самим розробити і затвердити бланк такого наказу (розпорядження) (ч. 4 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компанія має право взяти за основу уніфіковану форму і додати в неї необхідні поля. Зразок наведено нижче (зразок 1).

Зразок 1 Наказ про направлення у відрядження

Новий порядок підтвердження терміну перебування у відрядженні

Фактичний термін перебування працівника у відрядженні, як і раніше, можна підтвердити проїзними документами. Зміни торкнулися порядок підтвердження терміну перебування у відрядженні, якщо співробітник добирався до місця відрядження НЕ громадським транспортом.

Працівник їздив на своєму або службовому транспорті

У новій редакції пункту 7 Положення про відрядження подано перелік документів, що підтверджують термін перебування у відрядженні, якщо працівник їздив на автотранспорті.

Працівник може дістатися до місця відрядження і назад:

У перших трьох випадках підставою для використання цих видів транспорту є письмове рішення роботодавця (абз. 2 п. 7 Положення про відрядження). Це рішення потрібно відобразити в наказі про направлення у відрядження. Воно буде підставою для видачі працівнику подорожнього листа.

Примітка. При використанні особистого або орендованого автомобіля потрібно оформити додаткову угоду до трудового договору про використання особистого майна працівника в службових цілях або договір оренди

У Положенні про відрядження немає прямої вказівки, що необхідно оформити письмовий дозвіл роботодавця на проїзд на попутному транспорті. Роструд рекомендує встановити порядок користування попутним транспортом в локальному нормативному акті компанії (лист від 15.05.2015 № 1168-6-1).

Якщо працівник їздив у відрядження на автомобілі, після повернення з відрядження він повинен скласти службову записку (абз. 2 п. 7 Положення про відрядження). У ній потрібно вказати фактичний термін перебування у відрядженні. Такі рекомендації давали раніше і фахівці Роструда (листи від 15.05.2015 № 1168-6-1 і від 10.04.2015 № 831-6-1). Зразок службової записки наведено нижче (зразок 2).

Документи, що додаються до службової записки

До службовій записці працівник повинен додати документи, що підтверджують термін перебування у відрядженні. Їх перелік буде залежати від обставин проїзду і проживання у відрядженні (див. Таблицю нижче).

* Документ, що підтверджує надання послуг з проживання в місці відрядження (наприклад, договір оренди квартири у приватної особи), повинен містити відомості, передбачені Правилами надання готельних послуг в Російській Федерації, затвердженими постановою Уряду РФ від 25.04.97 № 490.

Якщо немає документів на проїзд і проживання

У службовій записці працівник може пояснити причину відсутності у нього документів, що підтверджують витрати на проїзд та проживання. В цьому випадку підтвердити фактичний термін перебування у відрядженні можна листом приймаючої компанії (абз. 4 п. 7 Положення про відрядження). У листі приймаючому компанії повинні бути вказані початкова і кінцева дати терміну.

Фрагмент службової записки дивіться нижче (зразок 3).

Журнали реєстрації відряджених працівників тепер необов'язкові

Скасовано пункт 8 Положення про відрядження. Цим пунктом на Мінпраці Росії покладався обов'язок затвердити форми журналів обліку відряджених працівників та порядок їх заповнення.

Форми журналів обліку, затверджені наказом Міністерства охорони здоров'я України від 11.09.2009 № 739н (далі - наказ № 739н), не скасовані і поки продовжують діяти.

З 8 серпня 2015 року роботодавці не зобов'язані вести:

  • журнал обліку працівників, які вибувають у відрядження з відряджає за формою, наведеною в додатку № 2 до наказу № 73н;
  • журнал обліку працівників, які прибули в організацію, в яку вони відряджені за формою, наведеною в додатку № 3 до наказу № 739н.

Разом з тим роботодавець може продовжувати вести ці журнали, якщо прийняв рішення і далі використовувати ці форми.

Чинне законодавство зобов'язує роботодавців зберігати журнали обліку відряджених працівників протягом встановленого терміну. Тобто просто викинути їх за непотрібністю не можна.

Журнали обліку відряджених за РФ працівників потрібно зберігати протягом 5 років. Журнали обліку працівників, які вибувають у закордонні відрядження, потрібно зберігати протягом 10 років (п. «З9raquo; і примітка 2 до п.« З9raquo; ст. 695 Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558).