Службова записка на відрядження зразок 2017

Центр юридичної допомоги Надаємо безкоштовну юридичну допомогу населенню

Службова записка про направлення у відрядження

Одним з основних документів, який використовується всередині компанії, є службова записка. Її призначення - надання інформації. Такі повідомлення використовуються для офіційної зв'язку між відділами або між працівником і роботодавцем. Вони також служать підставою для видання відповідних наказів. У цьому випадку такий зразок документації стає основним додатком і зберігається разом з усіма встановлений період часу.

Як написати службову записку на відрядження?

Для багатьох виникає питання, як правильно скласти службову записку про направлення у відрядження. Справа в тому, що уніфікованої строго визначеної форми даного повідомлення немає. Трудовий кодекс РФ практично ніяк не регулює ті аспекти, які пов'язані з його використанням.

Відповідно правила складання і функціонування зазвичай регламентуються всередині компанії. В цьому випадку необхідно дотримуватися встановленого порядку. Якщо ж такого немає, можна звернутися до загальних положень в оформленні.

Можна виділити два основних типи службових записок про направлення у відрядження:

  • ті, що використовуються як основа для видання наказу та подальшого призначення працівника в відрядних поїздку;
  • повідомлення, які складаються вже самими співробітниками для вказівки термінів.

У другому випадку таке пояснення необхідно тоді, коли поїздка була здійснена особистим транспортом і немає прямих вказівок на підтвердження про відрядження періоду.

Для того, щоб написати таке повідомлення, необхідно дотримуватися загальних правил:

  • назва документа, повна назва компанії, а також ім'я керівника;
  • вказується повне ім'я відрядженого співробітника, його посаду та підрозділ, в якому він працює;
  • пропонується місце призначення, а також тривалість періоду перебування;
  • наводиться список додатків, якщо вони є;
  • проставляється дата складання і підпис укладача.

Якщо при цьому необхідно вказати на додаткові відомості, то вони також вносяться в зразок в необхідному порядку. Наприклад якщо поїздка здійснювалася особистим транспортом, потрібно вказівку його моделі і номера. А для підтвердження встановлених термінів можуть бути прикладені квитанції про оплату заправки або стоянки.

Службова записка про продовження відрядження

Повідомлення про продовження відрядження є невід'ємною частиною для оформлення аналогічного наказу. Залежно від підстави, вона може подаватися як відрядженим працівником, так і відділом всередині компанії.

Головним аспектом такого зразка стає саме причина, по якій відрядження період необхідно продовжити. Нею може служити одне з наступних підстав:

  • наявність додаткових завдань і необхідність у відповідному часу для їх виконання;
  • транспортні проблеми або відсутність квитків, що виключає можливість у встановлений термін повернутися з поїздки;
  • тимчасова хвороба відрядженого;
  • обставини, які не залежать від будь-якої зі сторін і при цьому перешкоджають виконанню доручення.

Найчастіше службова записка про продовження відрядження складається самим відрядженим і направляється керівникові. Далі останній видає відповідний наказ про продовження, докладаючи до нього отриманий зразок повідомлення.

Службова записка на відрядження

Витрати на відрядження оплачуються роботодавцем. Однак в деяких питаннях може знадобитися представити своєрідну доповідну про витрати. Найчастіше це стосується особистого транспорту і витратах на паливо. Нерідко виникають ситуації, коли працівнику доводиться власним коштом оплатити частину витрат.

У цьому випадку також складається службова записка про витрати на відрядження. До неї додаються квитанції про вкладення. На підставі даного повідомлення співробітнику відшкодовуються понесені витрати.

Приклад службової записки на відрядження - зразок написання

При оформленні зразка даного повідомлення необхідно звернути увагу на наступні аспекти:

  • в разі, якщо порядок компанії не регламентує інше, службова записка про направлення у відрядження пишеться на ім'я керівника компанії або організації;
  • необхідне точне вказівку тимчасових рамок - це обумовлено тим, що добові витрати нараховуються згідно із зазначеними даними;
  • якщо розраховується поїздка на особистому транспорті, потрібно вказувати його дані;
  • для спрощення системи можна вказати також і призначення напрямки, а також приймає особу або організацію.

Нерідко виникає питання, чи потрібно таке повідомлення складати керівнику, якщо в відрядних поїздку відправляється він. Оскільки його дії пов'язані з трудовою діяльністю, то заповнення відповідної документації дійсно необхідно. Складатися вона може як їм самим, так і заступником або відповідальною особою.

Службова записка про скасування відрядження

Службова записка про скасування відрядження також складається для видання відповідного наказу. У ній обов'язково вказуються причини, за якими зазначена поїздка не може відбутися. Багато в чому вони схожі з тими підставами, за якими продовжується період призначення.

Слід зазначити, що такий зразок оформляється в тому випадку, якщо наказ про направлення у відрядження вже був виданий. Подальша процедура скасування передбачає, що складається документація із зазначенням причини. Тільки після цього видається наказ про скасування направлення у відрядження.


Складаємо службову записку на відрядження - зразок 2017-2018 років

Службова записка на відрядження - зразок 2017-2018 років майже не відрізняється від використовуваного раніше. Про порядок оформлення цього документа читайте далі в статті.

В яких ситуаціях потрібно складати службову записку на відрядження?

Відповідно до п. 7 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження (затверджено постановою Уряду від 13.10.2008 № 749) для звіту про термін перебування у відрядженні працівникові, який був направлений туди на особистому або службовому транспорті, необхідно заповнити службову записку.

Незважаючи на зміни, що відбулися, в результаті яких була скасована обов'язок заповнювати посвідчення про відрядження і службові завдання, необхідність оформлення службової записки збереглася. Адже тільки з її допомогою відряджений може підтвердити дату / час приїзду і відправлення з місця призначення, т. К. Проїзних квитків в разі використання авто надати не вийде.

Але в цьому випадку важливо докласти інші підтверджуючі документи, такі як шляхові / маршрутні листи, чеки / квитанції тощо., Що доведе проходження відрядженого за наміченим шляхом до мети для виконання завдання (лист Міністерства фінансів від 20.04.2015 № 03-03-06 / 22368). Залежно від комплектності наданих підтверджуючих документів можна буде розраховувати на списання до витрат відповідних сум згідно п. 1 ст. 252 Податкового кодексу.

Підтвердження від приймаючої сторони

Однак в абз. 4 згаданого вище п. 7 Положення вказується, що фактичний термін відрядження можна підтвердити і при відсутності доказових документів про проїзд та проживання. Це можна зробити за допомогою тієї ж службової записки або іншого документа, що містить позначку приймаючої сторони про дати прибуття співробітника в місце відрядження і вибуття з нього.

Виходячи з вищевикладеного, можна зробити висновок, що службова записка є важливим первинним документом, використовуваним для нарахування добових відрядженому працівникові, якщо він здійснив поїздку на автомобілі.

Хто і коли повинен заповнювати службову записку?

Службова записка на відрядження зразка 2017-2018 років складається в письмовій формі самим співробітником, направленим у відрядження. Записка повинна бути повністю заповнена до моменту повернення співробітника з відрядження.

До службовій записці необхідно додати документи, що підтверджують маршрут і терміни перебування працівника в місці відрядження. Якщо такі документи були загублені або були відсутні спочатку, приймаюча сторона може зробити необхідні позначки безпосередньо в службовій записці.

Для цього слід вписати в записку назва приймаючої організації, дати приїзду / від'їзду відрядженого. Цей запис необхідно завірити підписом посадової особи з розшифровкою посади і П. І. Б. та печаткою компанії (при наявності такої).

Де знайти зразок службової записки?

Для того щоб зручно було заповнювати службові записки, компанією розробляється універсальний шаблон, в який відряджається просто потрібно внести фактичні дані. Завантажити такий зразок готового бланка службової записки можна на нашому сайті.

Які відомості відображаються в службовій записці?

У зв'язку з тим, що службова записка є важливим первинним документом, необхідно подбати про те, щоб вона містила всі обов'язкові для первинки реквізити (їх перелік наведено в ст. 9 закону «Про бухгалтерський облік» від 06.12.2011 № 402-ФЗ).

У числі таких реквізитів:

  • назва документу;
  • найменування компанії-роботодавця;
  • П. І. Б. та посаду відрядженого працівника;
  • дата складання документа;
  • місце і тривалість відрядження;
  • список програм;
  • підпис з розшифровкою Ф. І. О. співробітника.

Крім того, так як поїздка здійснюється на автомобілі, потрібно вказати його марку і держномер.

Компанії можуть розробити свій бланк службової записки, оформивши її у вигляді таблиці і передбачивши всі необхідні реквізити. Форма документа може бути затверджена локальним положенням про відрядження.

На розробленому бланку службової записки можуть бути вже заповнені всі відомі поля, а відрядженому по приїзду з відрядження залишиться тільки заповнити всі вільні поля цього документа і поставити свій підпис.

У випадку з індивідуальними підприємцями існує ряд особливостей. У зв'язку з тим, що ІП не може бути направлений у відрядження, т. К. Не відноситься до категорії найманих працівників, то, на думку фінансового відомства, йому немає сенсу оформляти самому собі наказ і службову записку (лист Міністерства фінансів від 05.07.2013 № 03-11-11 / 166).

Однак підтвердити свої витрати, пов'язані з поїздкою в інше місто через службову необхідність, IP все ж зможе. У разі відмови податкової інспекції визнати витрати ІП, пов'язані з його відрядженням в інше місто по господарської необхідності, виробничими витратами, підприємець має право оскаржити це рішення в суді. Як показує практика, суди нерідко стають на бік бізнесменів, визнаючи за ними право на зменшення оподатковуваної бази на суму витрат на відрядження.

Так, в постанові ФАС Уральського округу від 06.06.2011 № Ф09-3147 / 11-С3 судді, прийнявши сторону ВП у суперечці з податківцями, вказали, що підприємці не можуть бути позбавлені можливості відправлятися самостійно в службові відрядження. Інакше має місце їх дискримінація по відношенню до інших господарюючих суб'єктів, які здійснюють госпдіяльність у формі юрособи.

А це означає, що ІП при здійсненні поїздки на своєму особистому (орендованому) авто може також заповнити службову записку і прикласти до неї всі документи, що підтверджують витрати і, власне, сам факт знаходження в службовій поїздці.

При направленні у відрядження найманого працівника ВП всі документи, включаючи службову записку, оформляються в загальному порядку.

Чи потрібно складати службову записку при направленні у відрядження директора?

У зв'язку з тим, що директор компанії є найманим співробітником, він не звільнений від заповнення всіх обов'язкових для відрядженого документів. При цьому неважливо, чи поїхав директор особисто за кермом машини у відрядження або його повіз водій.

Існує думка, що директора можна звільнити від обов'язку складання службової записки, оскільки він особисто видає та затверджує наказ про свою відрядженні і її продовження (в разі необхідності). Однак така думка є хибною, оскільки накази не підтверджують ні факт здійснення поїздки, ні її тривалість.

Таким чином, обов'язок по складанню службової записки при направленні у відрядження на особистому або службовому транспорті не залежить від посади відрядженого - представити записку після повернення повинен як рядовий співробітник, так і керівник організації.

Уніфікованої форми для службової записки не передбачено, тому на кожному підприємстві розробляється свій зразок цього документа. У зв'язку з тим, що службова записка необхідна при обліку витрат у відрядженні, а також для нарахування добових, до неї застосовні вимоги щодо оформлення для первинних документів.