Службова записка на відрядження зразок 2017 кз

Центр юридичної допомоги Надаємо безкоштовну юридичну допомогу населенню

Службова записка про направлення у відрядження

Одним з основних документів, який використовується всередині компанії, є службова записка. Її призначення - надання інформації. Такі повідомлення використовуються для офіційної зв'язку між відділами або між працівником і роботодавцем. Вони також служать підставою для видання відповідних наказів. У цьому випадку такий зразок документації стає основним додатком і зберігається разом з усіма встановлений період часу.

Як написати службову записку на відрядження?

Для багатьох виникає питання, як правильно скласти службову записку про направлення у відрядження. Справа в тому, що уніфікованої строго визначеної форми даного повідомлення немає. Трудовий кодекс РФ практично ніяк не регулює ті аспекти, які пов'язані з його використанням.

Відповідно правила складання і функціонування зазвичай регламентуються всередині компанії. В цьому випадку необхідно дотримуватися встановленого порядку. Якщо ж такого немає, можна звернутися до загальних положень в оформленні.

Можна виділити два основних типи службових записок про направлення у відрядження:

  • ті, що використовуються як основа для видання наказу та подальшого призначення працівника в відрядних поїздку;
  • повідомлення, які складаються вже самими співробітниками для вказівки термінів.

У другому випадку таке пояснення необхідно тоді, коли поїздка була здійснена особистим транспортом і немає прямих вказівок на підтвердження про відрядження періоду.

Для того, щоб написати таке повідомлення, необхідно дотримуватися загальних правил:

  • назва документа, повна назва компанії, а також ім'я керівника;
  • вказується повне ім'я відрядженого співробітника, його посаду та підрозділ, в якому він працює;
  • пропонується місце призначення, а також тривалість періоду перебування;
  • наводиться список додатків, якщо вони є;
  • проставляється дата складання і підпис укладача.

Якщо при цьому необхідно вказати на додаткові відомості, то вони також вносяться в зразок в необхідному порядку. Наприклад якщо поїздка здійснювалася особистим транспортом, потрібно вказівку його моделі і номера. А для підтвердження встановлених термінів можуть бути прикладені квитанції про оплату заправки або стоянки.

Службова записка про продовження відрядження

Повідомлення про продовження відрядження є невід'ємною частиною для оформлення аналогічного наказу. Залежно від підстави, вона може подаватися як відрядженим працівником, так і відділом всередині компанії.

Головним аспектом такого зразка стає саме причина, по якій відрядження період необхідно продовжити. Нею може служити одне з наступних підстав:

  • наявність додаткових завдань і необхідність у відповідному часу для їх виконання;
  • транспортні проблеми або відсутність квитків, що виключає можливість у встановлений термін повернутися з поїздки;
  • тимчасова хвороба відрядженого;
  • обставини, які не залежать від будь-якої зі сторін і при цьому перешкоджають виконанню доручення.

Найчастіше службова записка про продовження відрядження складається самим відрядженим і направляється керівникові. Далі останній видає відповідний наказ про продовження, докладаючи до нього отриманий зразок повідомлення.

Службова записка на відрядження

Витрати на відрядження оплачуються роботодавцем. Однак в деяких питаннях може знадобитися представити своєрідну доповідну про витрати. Найчастіше це стосується особистого транспорту і витратах на паливо. Нерідко виникають ситуації, коли працівнику доводиться власним коштом оплатити частину витрат.

У цьому випадку також складається службова записка про витрати на відрядження. До неї додаються квитанції про вкладення. На підставі даного повідомлення співробітнику відшкодовуються понесені витрати.

Приклад службової записки на відрядження - зразок написання

При оформленні зразка даного повідомлення необхідно звернути увагу на наступні аспекти:

  • в разі, якщо порядок компанії не регламентує інше, службова записка про направлення у відрядження пишеться на ім'я керівника компанії або організації;
  • необхідне точне вказівку тимчасових рамок - це обумовлено тим, що добові витрати нараховуються згідно із зазначеними даними;
  • якщо розраховується поїздка на особистому транспорті, потрібно вказувати його дані;
  • для спрощення системи можна вказати також і призначення напрямки, а також приймає особу або організацію.

Нерідко виникає питання, чи потрібно таке повідомлення складати керівнику, якщо в відрядних поїздку відправляється він. Оскільки його дії пов'язані з трудовою діяльністю, то заповнення відповідної документації дійсно необхідно. Складатися вона може як їм самим, так і заступником або відповідальною особою.

Службова записка про скасування відрядження

Службова записка про скасування відрядження також складається для видання відповідного наказу. У ній обов'язково вказуються причини, за якими зазначена поїздка не може відбутися. Багато в чому вони схожі з тими підставами, за якими продовжується період призначення.

Слід зазначити, що такий зразок оформляється в тому випадку, якщо наказ про направлення у відрядження вже був виданий. Подальша процедура скасування передбачає, що складається документація із зазначенням причини. Тільки після цього видається наказ про скасування направлення у відрядження.


Як оформити службову записку на відрядження

Встановлений зразок службової записки про направлення у відрядження - це внутрішньоорганізаційні документ, що відображає дати відправлення і прибуття з фактичної відміткою про місце перебування співробітника.

Випадки, при яких потрібно оформлення відрядних записки:

  • поїздка планується як на службовому, так і на особистому, в тому числі орендованому, транспортному засобі;
  • відсутність у працівника підтверджують фактичне відправлення та перебування документів.

Основне завдання служебкі - допомогти бухгалтеру при нарахуванні та розрахунку добових, які неможливо вивести без даних про фактичні дні перебування співробітника у відрядженні.

Зразок службової записки про відрядження 2017 року оформляється співробітником від руки на фірмовому бланку відразу після повернення з поїздки.

Єдиної нормативно-правової бази, яка регламентує порядок оформлення відрядних документації, законодавчо не передбачено. Форма і зміст повинні бути розроблені і затверджені бюджетною організацією відповідно до облікової політики. Згідно п. 3 Положення № 749, керівник організації має право включити регламент і координування таких документів в локальні акти установи.

З обов'язкових параметрів повинні вказуватися номер і дата наказу про відрядження, основна мета або робоче завдання, дати приїзду і від'їзду, дані автомобіля (модель, держномер) при необхідності.

Також слід перерахувати документи, що додаються.

Разом з запискою співробітник формує наступний пакет документів:

  • шляховий лист;
  • чеки і виписки, які наочно продемонструють його витрати під час поїздки;
  • при пересуванні на особистому / робочому транспорті - шляховий лист або будь-яке інше підтвердження маршрутної лінії до місця призначення.

При відсутності з яких-небудь причин у працівника вищевказаних розписок йому необхідно здати службову записку з підтверджує відміткою від приймаючої сторони або організації, де буде вказано час його прибуття і відбуття.

Зразок службової записки на відрядження 2017 року

З приводу робочих поїздок директора організації виникає ряд суперечок. У п. 7 Положення № 749 зазначено, що керівник є співробітником організації, тому повинен скласти службовий лист, як і будь-який інший працівник.

Експерти Роструда стверджують зворотне. Директор має право головною підписи, відповідно, сам буде візувати свої ж накази і звітні довідки. Тому складали відрядження документацію для нього не обов'язково.

Щоб вирішити це питання, потрібно внести в локальні нормативно-правові акти установи Положення про відрядження, де буде відрегульовано питання про робочі поїздки керівника організації.

В цьому випадку служебкі оформляється за тими ж правилами. Необхідно тільки додати копію закордонного паспорта. Виняток становлять поїздки в країни СНД: перетин кордонів будуть збігатися з датами квитків, а якщо відряджений співробітник пересувається на автомобілі, то позначки будуть ставитися в дорожньому листі.