Службова записка на відрядження зразок

Центр юридичної допомоги Надаємо безкоштовну юридичну допомогу населенню

Службова записка про направлення у відрядження

Одним з основних документів, який використовується всередині компанії, є службова записка. Її призначення - надання інформації. Такі повідомлення використовуються для офіційної зв'язку між відділами або між працівником і роботодавцем. Вони також служать підставою для видання відповідних наказів. У цьому випадку такий зразок документації стає основним додатком і зберігається разом з усіма встановлений період часу.

Як написати службову записку на відрядження?

Для багатьох виникає питання, як правильно скласти службову записку про направлення у відрядження. Справа в тому, що уніфікованої строго визначеної форми даного повідомлення немає. Трудовий кодекс РФ практично ніяк не регулює ті аспекти, які пов'язані з його використанням.

Відповідно правила складання і функціонування зазвичай регламентуються всередині компанії. В цьому випадку необхідно дотримуватися встановленого порядку. Якщо ж такого немає, можна звернутися до загальних положень в оформленні.

Можна виділити два основних типи службових записок про направлення у відрядження:

  • ті, що використовуються як основа для видання наказу та подальшого призначення працівника в відрядних поїздку;
  • повідомлення, які складаються вже самими співробітниками для вказівки термінів.

У другому випадку таке пояснення необхідно тоді, коли поїздка була здійснена особистим транспортом і немає прямих вказівок на підтвердження про відрядження періоду.

Для того, щоб написати таке повідомлення, необхідно дотримуватися загальних правил:

  • назва документа, повна назва компанії, а також ім'я керівника;
  • вказується повне ім'я відрядженого співробітника, його посаду та підрозділ, в якому він працює;
  • пропонується місце призначення, а також тривалість періоду перебування;
  • наводиться список додатків, якщо вони є;
  • проставляється дата складання і підпис укладача.

Якщо при цьому необхідно вказати на додаткові відомості, то вони також вносяться в зразок в необхідному порядку. Наприклад якщо поїздка здійснювалася особистим транспортом, потрібно вказівку його моделі і номера. А для підтвердження встановлених термінів можуть бути прикладені квитанції про оплату заправки або стоянки.

Службова записка про продовження відрядження

Повідомлення про продовження відрядження є невід'ємною частиною для оформлення аналогічного наказу. Залежно від підстави, вона може подаватися як відрядженим працівником, так і відділом всередині компанії.

Головним аспектом такого зразка стає саме причина, по якій відрядження період необхідно продовжити. Нею може служити одне з наступних підстав:

  • наявність додаткових завдань і необхідність у відповідному часу для їх виконання;
  • транспортні проблеми або відсутність квитків, що виключає можливість у встановлений термін повернутися з поїздки;
  • тимчасова хвороба відрядженого;
  • обставини, які не залежать від будь-якої зі сторін і при цьому перешкоджають виконанню доручення.

Найчастіше службова записка про продовження відрядження складається самим відрядженим і направляється керівникові. Далі останній видає відповідний наказ про продовження, докладаючи до нього отриманий зразок повідомлення.

Службова записка на відрядження

Витрати на відрядження оплачуються роботодавцем. Однак в деяких питаннях може знадобитися представити своєрідну доповідну про витрати. Найчастіше це стосується особистого транспорту і витратах на паливо. Нерідко виникають ситуації, коли працівнику доводиться власним коштом оплатити частину витрат.

У цьому випадку також складається службова записка про витрати на відрядження. До неї додаються квитанції про вкладення. На підставі даного повідомлення співробітнику відшкодовуються понесені витрати.

Приклад службової записки на відрядження - зразок написання

При оформленні зразка даного повідомлення необхідно звернути увагу на наступні аспекти:

  • в разі, якщо порядок компанії не регламентує інше, службова записка про направлення у відрядження пишеться на ім'я керівника компанії або організації;
  • необхідне точне вказівку тимчасових рамок - це обумовлено тим, що добові витрати нараховуються згідно із зазначеними даними;
  • якщо розраховується поїздка на особистому транспорті, потрібно вказувати його дані;
  • для спрощення системи можна вказати також і призначення напрямки, а також приймає особу або організацію.

Нерідко виникає питання, чи потрібно таке повідомлення складати керівнику, якщо в відрядних поїздку відправляється він. Оскільки його дії пов'язані з трудовою діяльністю, то заповнення відповідної документації дійсно необхідно. Складатися вона може як їм самим, так і заступником або відповідальною особою.

Службова записка про скасування відрядження

Службова записка про скасування відрядження також складається для видання відповідного наказу. У ній обов'язково вказуються причини, за якими зазначена поїздка не може відбутися. Багато в чому вони схожі з тими підставами, за якими продовжується період призначення.

Слід зазначити, що такий зразок оформляється в тому випадку, якщо наказ про направлення у відрядження вже був виданий. Подальша процедура скасування передбачає, що складається документація із зазначенням причини. Тільки після цього видається наказ про скасування направлення у відрядження.


Отримуємо службову записку на відрядження - зразок

Службова записка на відрядження - зразок-2017-2018 Основних напрямів стане темою для обговорення в даній статті. Ви дізнаєтеся, як оформляється ця ділова папір і в яких випадках подається.

Коли складається службова записка на відрядження?

З 2015 року при направленні працівника у службове відрядження не потрібно складання посвідчення про відрядження (постанова Уряду РФ № 1 595 від 29.12.2014).

Тепер якщо відряджена особа відправляється в поїздку на особистому, службовому або орендованому автотранспорті, то при оформленні звіту про відрядження для відшкодування витрат йому належить скласти службову записку.

Складається така у вільній формі, так як на законодатефльном рівні якихось спеціальних вимог до даного документу не пред'являється. Звичайно, не намагайтеся перевантажувати його зайвими даними, адже мета записки полягає в підтвердженні терміну перебування працівника у службовому відрядженні, а не в підтвердженні використання ним для цих цілей особистого або іншого автотранспортного засобу.

Однак передбачається, що в записці повинні міститися певні відомості, які дозволять бухгалтерської / фінансовій службі підприємства визначити точний розмір добових і підтвердити відповідні податкові витрати.

Зразок службової записки на відрядження можна знайти і скачати на нашому сайті, зробивши це абсолютно безкоштовно.

Структура службової записки на відрядження

У цьому документі необхідно відобразити дати відбуття в службове відрядження і прибуття з такої із зазначенням точного часу.

Якщо повернення з поїздки відбувається після 24-00 годин, то до добових буде додано 1 день.

Згідно ч. 2 ст. 9 закону про бухоблік № 402-ФЗ від 06.12.2011, в записці повинні бути присутніми певні дані:

  • П.І.Б. керівника;
  • назва підприємства (організації, компанії);
  • найменування документа (службова записка);
  • дата його складання;
  • в тілі записки вказуються мета поїздки, проведені заходи, господарські операції;
  • число днів відрядження;
  • дата і підпис відрядженого співробітника з розшифровкою його П.І.Б.

Також до службової записки повинні додаватися такі підтверджують витрати документи, як:

  • шляховий (а в разі необхідності і маршрутний) лист;
  • чеки з заправних станцій за купівлю ПММ;
  • квитанції про оплату паркування, за користування платними дорогами і т. п.

Якщо цього зроблено не буде, то податкова служба проведе донарахування внесків і податків, в т. Ч. На прибуток і на доходи з фізичних осіб.

Орієнтовна форма службової записки

Тепер давайте ознайомимося з приблизною формою складання документа такого роду.

Гришина Станіслава Геннадійовича

Повідомляю, що я, Гришин С. Г., на підставі наказу виїхав у відрядження 05.07.2017 о 9 годині 00 хвилин з Хабаровська в Благовєщенськ на власному автомобілі.

Марка автомобіля Nissan Qashqai, рег. номер О303 АК 27.

Прибув з відрядження 16.07.2017 о 21 годині 40 хвилин. Тривалість поїздки склала 12 календарних днів.

До службової записки додаються:

  • шляховий лист;
  • чеки на ПММ;
  • квитанції про оплату за користування платною автотрасою і автомобільною парковкою;
  • рахунки за проживання в готелі.

17 липня 2017 року __________ Гришин С. Г.