Службова записка у відрядження зразок

Центр юридичної допомоги Надаємо безкоштовну юридичну допомогу населенню

Службова записка про направлення у відрядження

Одним з основних документів, який використовується всередині компанії, є службова записка. Її призначення - надання інформації. Такі повідомлення використовуються для офіційної зв'язку між відділами або між працівником і роботодавцем. Вони також служать підставою для видання відповідних наказів. У цьому випадку такий зразок документації стає основним додатком і зберігається разом з усіма встановлений період часу.

Як написати службову записку на відрядження?

Для багатьох виникає питання, як правильно скласти службову записку про направлення у відрядження. Справа в тому, що уніфікованої строго визначеної форми даного повідомлення немає. Трудовий кодекс РФ практично ніяк не регулює ті аспекти, які пов'язані з його використанням.

Відповідно правила складання і функціонування зазвичай регламентуються всередині компанії. В цьому випадку необхідно дотримуватися встановленого порядку. Якщо ж такого немає, можна звернутися до загальних положень в оформленні.

Можна виділити два основних типи службових записок про направлення у відрядження:

  • ті, що використовуються як основа для видання наказу та подальшого призначення працівника в відрядних поїздку;
  • повідомлення, які складаються вже самими співробітниками для вказівки термінів.

У другому випадку таке пояснення необхідно тоді, коли поїздка була здійснена особистим транспортом і немає прямих вказівок на підтвердження про відрядження періоду.

Для того, щоб написати таке повідомлення, необхідно дотримуватися загальних правил:

  • назва документа, повна назва компанії, а також ім'я керівника;
  • вказується повне ім'я відрядженого співробітника, його посаду та підрозділ, в якому він працює;
  • пропонується місце призначення, а також тривалість періоду перебування;
  • наводиться список додатків, якщо вони є;
  • проставляється дата складання і підпис укладача.

Якщо при цьому необхідно вказати на додаткові відомості, то вони також вносяться в зразок в необхідному порядку. Наприклад якщо поїздка здійснювалася особистим транспортом, потрібно вказівку його моделі і номера. А для підтвердження встановлених термінів можуть бути прикладені квитанції про оплату заправки або стоянки.

Службова записка про продовження відрядження

Повідомлення про продовження відрядження є невід'ємною частиною для оформлення аналогічного наказу. Залежно від підстави, вона може подаватися як відрядженим працівником, так і відділом всередині компанії.

Головним аспектом такого зразка стає саме причина, по якій відрядження період необхідно продовжити. Нею може служити одне з наступних підстав:

  • наявність додаткових завдань і необхідність у відповідному часу для їх виконання;
  • транспортні проблеми або відсутність квитків, що виключає можливість у встановлений термін повернутися з поїздки;
  • тимчасова хвороба відрядженого;
  • обставини, які не залежать від будь-якої зі сторін і при цьому перешкоджають виконанню доручення.

Найчастіше службова записка про продовження відрядження складається самим відрядженим і направляється керівникові. Далі останній видає відповідний наказ про продовження, докладаючи до нього отриманий зразок повідомлення.

Службова записка на відрядження

Витрати на відрядження оплачуються роботодавцем. Однак в деяких питаннях може знадобитися представити своєрідну доповідну про витрати. Найчастіше це стосується особистого транспорту і витратах на паливо. Нерідко виникають ситуації, коли працівнику доводиться власним коштом оплатити частину витрат.

У цьому випадку також складається службова записка про витрати на відрядження. До неї додаються квитанції про вкладення. На підставі даного повідомлення співробітнику відшкодовуються понесені витрати.

Приклад службової записки на відрядження - зразок написання

При оформленні зразка даного повідомлення необхідно звернути увагу на наступні аспекти:

  • в разі, якщо порядок компанії не регламентує інше, службова записка про направлення у відрядження пишеться на ім'я керівника компанії або організації;
  • необхідне точне вказівку тимчасових рамок - це обумовлено тим, що добові витрати нараховуються згідно із зазначеними даними;
  • якщо розраховується поїздка на особистому транспорті, потрібно вказувати його дані;
  • для спрощення системи можна вказати також і призначення напрямки, а також приймає особу або організацію.

Нерідко виникає питання, чи потрібно таке повідомлення складати керівнику, якщо в відрядних поїздку відправляється він. Оскільки його дії пов'язані з трудовою діяльністю, то заповнення відповідної документації дійсно необхідно. Складатися вона може як їм самим, так і заступником або відповідальною особою.

Службова записка про скасування відрядження

Службова записка про скасування відрядження також складається для видання відповідного наказу. У ній обов'язково вказуються причини, за якими зазначена поїздка не може відбутися. Багато в чому вони схожі з тими підставами, за якими продовжується період призначення.

Слід зазначити, що такий зразок оформляється в тому випадку, якщо наказ про направлення у відрядження вже був виданий. Подальша процедура скасування передбачає, що складається документація із зазначенням причини. Тільки після цього видається наказ про скасування направлення у відрядження.


Службова записка на відрядження (зразок 2016 року)

Оновлення: 15 листопад 2016 р

При направленні працівника у відрядження наймач оформляє ряд документів. Від співробітника потрібно лише ознайомитися з цими документами, але для початку їм повинна бути написана службова записка на відрядження, зразок 2016 року якій буде розібраний нижче.

Поняття і підстави відрядження

Службовим відрядженням є напрям співробітника за погодженням з керівником для проведення деяких заходів і виконання робіт в місцях, розташованих поза знаходження його робочого місця, на певний термін відповідно до ст. 166 Трудового кодексу РФ. При направленні працівника у відрядження наймач зобов'язаний надати йому такі гарантії:

  • за співробітником зберігається місце роботи;
  • за співробітником зберігається середня заробітна плата, що розраховується відповідно до Постанови Уряду РФ № 922 від 24.12.2007;
  • працівникові повертаються кошти, витрачені ним у зв'язку з відрядженням, такі як витрати на житло, оплату транспорту та інші, згідно зі ст. 168 ТК РФ.

Направлення працівника у відрядження оформляється наступним чином:

  • працівником пишеться службова записка на відрядження, зразок якої повинен бути затверджений керівником фірми нарівні з положенням про відрядження та іншими локальними актами;
  • за службовою запискою керівник приймає рішення відрядити людини чи ні;
  • після прийняття рішення кадровою службою проводиться оформлення наказу про направлення у відрядження, посвідчення про відрядження і службового завдання за формами, затвердженими Постановою Держкомстату РФ № 1 від 05.01.2004;
  • після повернення співробітника з відрядження згідно ст. 26 Положення про особливості направлення працівника у службове відрядження, затвердженого Постановою Уряду РФ № 749 від 13.10.2008, йому необхідно здати в бухгалтерію авансовий звіт.

У Положенні про особливості направлення працівника у службове відрядження, затвердженому Постановою Уряду РФ № 749 від 13.10.2008, після внесення зміни Постановою Уряду № 1595 від 29.12.2014 відсутні посилання на посвідчення про відрядження і службове завдання на відрядження. Дані зміни не означають, що посвідчення і завдання можна не оформляти, бо посвідчення про відрядження є уніфікованою формою, яка повинна бути затверджена на підприємстві. Суди приймають посвідчення про відрядження як належне доказ. Прикладами можуть служити постанова Тринадцятого арбітражного апеляційного суду у справі № А56-22914 / 2014 від 08.08.2016 та постанову Дев'ятого арбітражного апеляційного суду у справі № А40-24249 / 2014 від 24.06.2016.

В оформленні службової записки про направлення у відрядження, зразок якої додається до статті, немає нічого складного. У ній повинно бути зазначено наступне:

  • дані співробітника, який їде у відрядження;
  • місце призначення відрядження, а якщо кілька, то вказати всі;
  • для виконання яких робіт співробітник направляється у відрядження;
  • на який термін направляється працівник у відрядження;
  • підпис співробітника і дата складання;
  • резолюція керівника співробітника і керівника фірми.

Підводячи підсумок, можна сказати, що напрямок співробітника у відрядження - це не так вже й складно, якщо заздалегідь затвердити форми необхідних документів.