Службова записка відрядження зразок 2015

Новий порядок оформлення відрядження

З 8 серпня 2015 року діє нова редакція Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження, затвердженого постановою Уряду РФ від 13.10.2008 № 749 (далі - Положення про відрядження). Зміни внесені постановою Уряду РФ від 29.07.2015 № 771. Розберемося, що зміниться в роботі бухгалтера.

Письмове рішення - підстава для направлення у відрядження

Чиновники вже вдруге за останній час уточнюють найменування і порядок оформлення документа, який потрібен для направлення працівника у відрядження. Тепер це письмове рішення роботодавця (абз. 2 п. 3 Положення про відрядження). Тобто з'явилося прикметник «пісьменное9raquo ;.

На практиці рішення оформляють у вигляді наказу (розпорядження) про направлення працівника у відрядження. Його можна оформити за уніфікованою формою № Т-9, затвердженої наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1.

Можна самим розробити і затвердити бланк такого наказу (розпорядження) (ч. 4 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ). Компанія має право взяти за основу уніфіковану форму і додати в неї необхідні поля. Зразок наведено нижче (зразок 1).

Зразок 1 Наказ про направлення у відрядження

Новий порядок підтвердження терміну перебування у відрядженні

Фактичний термін перебування працівника у відрядженні, як і раніше, можна підтвердити проїзними документами. Зміни торкнулися порядок підтвердження терміну перебування у відрядженні, якщо співробітник добирався до місця відрядження НЕ громадським транспортом.

Працівник їздив на своєму або службовому транспорті

У новій редакції пункту 7 Положення про відрядження подано перелік документів, що підтверджують термін перебування у відрядженні, якщо працівник їздив на автотранспорті.

Працівник може дістатися до місця відрядження і назад:

У перших трьох випадках підставою для використання цих видів транспорту є письмове рішення роботодавця (абз. 2 п. 7 Положення про відрядження). Це рішення потрібно відобразити в наказі про направлення у відрядження. Воно буде підставою для видачі працівнику подорожнього листа.

Примітка. При використанні особистого або орендованого автомобіля потрібно оформити додаткову угоду до трудового договору про використання особистого майна працівника в службових цілях або договір оренди

У Положенні про відрядження немає прямої вказівки, що необхідно оформити письмовий дозвіл роботодавця на проїзд на попутному транспорті. Роструд рекомендує встановити порядок користування попутним транспортом в локальному нормативному акті компанії (лист від 15.05.2015 № 1168-6-1).

Якщо працівник їздив у відрядження на автомобілі, після повернення з відрядження він повинен скласти службову записку (абз. 2 п. 7 Положення про відрядження). У ній потрібно вказати фактичний термін перебування у відрядженні. Такі рекомендації давали раніше і фахівці Роструда (листи від 15.05.2015 № 1168-6-1 і від 10.04.2015 № 831-6-1). Зразок службової записки наведено нижче (зразок 2).

Документи, що додаються до службової записки

До службовій записці працівник повинен додати документи, що підтверджують термін перебування у відрядженні. Їх перелік буде залежати від обставин проїзду і проживання у відрядженні (див. Таблицю нижче).

* Документ, що підтверджує надання послуг з проживання в місці відрядження (наприклад, договір оренди квартири у приватної особи), повинен містити відомості, передбачені Правилами надання готельних послуг в Російській Федерації, затвердженими постановою Уряду РФ від 25.04.97 № 490.

Якщо немає документів на проїзд і проживання

У службовій записці працівник може пояснити причину відсутності у нього документів, що підтверджують витрати на проїзд та проживання. В цьому випадку підтвердити фактичний термін перебування у відрядженні можна листом приймаючої компанії (абз. 4 п. 7 Положення про відрядження). У листі приймаючому компанії повинні бути вказані початкова і кінцева дати терміну.

Фрагмент службової записки дивіться нижче (зразок 3).

Журнали реєстрації відряджених працівників тепер необов'язкові

Скасовано пункт 8 Положення про відрядження. Цим пунктом на Мінпраці Росії покладався обов'язок затвердити форми журналів обліку відряджених працівників та порядок їх заповнення.

Форми журналів обліку, затверджені наказом Міністерства охорони здоров'я України від 11.09.2009 № 739н (далі - наказ № 739н), не скасовані і поки продовжують діяти.

З 8 серпня 2015 року роботодавці не зобов'язані вести:

  • журнал обліку працівників, які вибувають у відрядження з відряджає за формою, наведеною в додатку № 2 до наказу № 73н;
  • журнал обліку працівників, які прибули в організацію, в яку вони відряджені за формою, наведеною в додатку № 3 до наказу № 739н.

Разом з тим роботодавець може продовжувати вести ці журнали, якщо прийняв рішення і далі використовувати ці форми.

Чинне законодавство зобов'язує роботодавців зберігати журнали обліку відряджених працівників протягом встановленого терміну. Тобто просто викинути їх за непотрібністю не можна.

Журнали обліку відряджених за РФ працівників потрібно зберігати протягом 5 років. Журнали обліку працівників, які вибувають у закордонні відрядження, потрібно зберігати протягом 10 років (п. «З9raquo; і примітка 2 до п.« З9raquo; ст. 695 Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558).


Відрядження працівника. Частина 2

З 8 січня 2015 року процедура оформлення відрядження працівника значно спростилася. Зміни привнесли наступні нововведення: а) більше не потрібні посвідчення про відрядження, б) не обов'язкові також службові завдання, а значить в) працівник може не звітувати в тому, що він зробив в поїздці, з якої повернувся. Як оформити відрядження взагалі і в світлі цих змін зокрема, поговоримо в цій (другий) частини великої статті про відрядження.

Службова записка про відрядження

Незважаючи на те, що ініціатором службової поїздки може бути і сам працівник, і його безпосередній начальник, документально відправляє працівника у відрядження все-таки його роботодавець - генеральний директор організації (або інше спеціально уповноважена посадова особа). Тільки він говорить тут своє вагоме «так» або «ні».

Що стосується безпосереднього начальника нашого майбутнього відрядженого, то його завдання - повідомити керівництву про майбутню поїздку і обгрунтувати її необхідність. Зазвичай це робиться шляхом службової (або доповідної) записки, написаної на ім'я керівника. Наведемо приклад:

ТОВ «Операції з нерухомістю»

від начальника відділу продажів

Прошу направити у відрядження в ТОВ «Ріелт» (м.Санкт-Петербург) з 24 по 27 лютого 2015 р старшого менеджера по роботі з клієнтами Петрова Максима Геннадійовича для ведення переговорів з проведення операцій.

Керівник відділу продажу Мішина М.А. Мішина

У разі позитивного рішення ця служебкі стане підставою для наказу про направлення у відрядження. Але не будемо забігати вперед.

Генеральний директор отримує службову записку і або погоджується з необхідністю відрядження, або ні. Позитивне рішення він повинен якимось чином позначити, і тим самим запустити процес оформлення відрядження. Ідеальний варіант - директор прямо на цій службовій записці своєю рукою пише резолюцію, наприклад:

У відділ кадрів. оформити відрядження

До 08.01.2015 роль цієї записки грало службове завдання, роль резолюції - підпис керівника організації у відповідному полі. Тепер службове завдання не обов'язково, хоча організація і раніше має право в своєму локальному нормативному акті, який регламентує оформлення відряджень, залишити цей документ.

Наказ про направлення у відрядження

Службова записка з позитивною резолюцією генерального директора відправляється прямо до відділу кадрів для оформлення наказу. Паралельно замовляються квитки і готель, тобто запускається процес підготовки до поїздки.

Оскільки по ТК РФ (ст.166) працівник направляється у відрядження «по розпорядженню роботодавця», потрібно, щоб це «розпорядження» було документальним. Інакше як довести в разі чого, що воно було. До 01.01.2013 були обов'язкові уніфіковані форми Т-9 і Т-9а (накази про направлення у відрядження одного і декількох працівників відповідно). Потім обов'язковість цих форм скасували, але форми залишилися, і більшість організацій продовжують благополучно ними користуватися. Як завжди, закликаю не винаходити давно придуманих речей і для документування рішення роботодавця звернутися до цих же наказам. Втім, ніхто не забороняє організації самої розробити і затвердити подібний розпорядчий документ. Головне, щоб так чи інакше, але він в компанії існував.

Форма документа цілком прозора, немає навіть сенсу «проходити» по полях. Вся змінна інформація заповнюється на основі службової записки безпосереднього керівника (ми привели її вище).

Підписує наказ керівник організації або уповноважена посадова особа. Правило таке: хто давав «добро» на поїздку, той і розписується в наказі. Не можна зробити так, що «відпустив» співробітника генеральний директор, а наказ видав його зам, і навпаки. Працівник теж в обов'язковому порядку знайомиться з наказом під розпис, причому ДО відрядження, а не після неї.

Підписаний наказ (можна у вигляді копії) відправляється в бухгалтерію, де на його основі роблять розрахунок і видають працівникові аванс. Отримавши гроші, працівник благополучно їде.

Накази про повернення працівника (працівників) у відрядження зберігаються 75 років. Цей термін вказаний в п. 19 (б) Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 N 558).

Журнали обліку відряджених працівників

Незважаючи на те, що посвідчення про відрядження скасували, інші документи, що регламентують службові поїздки, залишаються дійсними. До їх числа належить і наказ Міністерства охорони здоров'я від 11.09.2009 №739н «Про затвердження Порядку та форм обліку працівників, які вибувають у службові відрядження з відряджає і прибулих в організацію, в яку вони відряджені.

Цей наказ пред'являє до організаціям три вимоги:

1) вести Журнал обліку працівників, які вибувають у службові відрядження з відряджає (він же Журнал вибуття);

2) вести Журнал обліку працівників, які прибули в організацію, в яку вони відряджені (Журнал прибуття);

3) вибрати серед адміністративного персоналу того, хто буде відповідати за ведення цих журналів і доручити йому цю місію, видавши спеціальний наказ.

Якщо раніше вести цей подвійний журнал відряджень не представляло ніякої складності, то з січня 2015 року всі ускладнилося. Інформація про вибувають працівників є в організації: як мінімум, про них знає той працівник відділу кадрів (або секретар), який робить наказ, і бухгалтер, який видає аванс. Таким чином, продовжувати вести Журнал вибуття легко. А ось що робити з Журналом прибуття і як змусити приїжджають у відрядження колег підійти і відзначитися - поки невідомо. Тих читачів, хто придумав, як це зробити зі 100% ефективністю, дуже прошу поділитися досвідом в коментарях.

Вести журнали відряджень абсолютно вільно можна в електронному вигляді. Зберігаються вони, відповідно до того ж наказу Міністерства охорони здоров'я, 5 років. Бажаючі можуть скачати форми тут. Обидва журнали розташовані в одному файлі Excel, на різних вкладках.

Що стосується наказу про призначення відповідальних, то його текстова частина може виглядати так:

Про призначення працівника, відповідального за ведення журналів

прибуття та вибуття працівників у відрядження

На виконання Наказу Міністерства охорони здоров'я Росії від 11.09.2009 N 739н,

1. Призначити секретаря Кузьміну П.А. відповідальної за ведення Журналу обліку працівників, які вибувають у службові відрядження з відряджає і Журналу обліку працівників, які прибули в організацію, в яку вони відряджені.

2. У разі відсутності секретаря Кузьміної П.А. (Відпустка, тимчасова непрацездатність тощо) ведення зазначених в п. 1. цього наказу журналів покладається на офіс-менеджера Лаптєва І.П.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Генеральний директор Діденко М.І. Діденко

З наказом ознайомлений:

секретар Кузьміна П.А. Кузьміна (дата ознайомлення)

Офіс менеджер Лаптєва І.П. Лаптєва (дата ознайомлення)

Коли відрядження закінчиться, і працівник приїде додому, у нього є три робочих дні на те, щоб з'явитися в бухгалтерію і написати авансовий звіт про свої витрати. Форма звіту затверджується в організації. До звіту додаються документи, що підтверджують витрачені в поїздці суми. Як уже згадувалося в першій частині статті, в обов'язковому порядку треба відзвітувати (і відшкодувати) витрати за проїзд і житло. Все інше відшкодовується за домовленістю з роботодавцем.

Якщо працівник їздив на своїй машині, то на додаток до квитанціями і чеками за бензин та інші витрати, він повинен написати ще й службову записку, в якій повідомить, що їздив у відрядження на особистому транспорті та вказати постфактум, скільки днів тривала поїздка.

З 08.08.2015 підтвердити термін відрядження можна не тільки проїзними документами, але і документами, що свідчать про наймання житлового приміщення. Якщо немає і таких документів, то підтвердити перебування людини у відрядженні може приймаюча його сторона (організація, посадова особа), наприклад, листом. Детальніше див. Постанову Уряду РФ від 29.07.2015 №771.

  • MS Office (17)
  • Вебінари (4)
  • Види ділових листів (9)
  • Внутрішні документи (13)
  • Питання-відповідь (2)
  • Рух документів (12)
  • Новини партнерів (2)
  • Нормативні документи (13)
  • Спілкуємося на роботі (20)
  • Відділ кадрів (60)
  • Відправка документів (10)
  • Психологія (6)
  • Реквізити документів (19)
  • Рада кар'єристові (1)
  • Створюємо документи (46)
  • Облік документів (12)
  • Зберігання документів (39)
  • Етикет (2)
  • Отримувати розклад вебінарів і інформацію про знижки на e-mail

    Copyright © 2011-2017 ІП Кожанова Євгенія Миколаївна. Всі права захищені.

    Зміст Сайту не може бути скопійовано, опубліковано, відтворено, передано або поширене будь-яким способом, а також розміщено в глобальній мережі «Інтернет» без попередньої письмової згоди Адміністрації сайту.

    Проект «Відмінний секретар - Працюємо з документами правильно!» Не є юридичною консультацією.


  •