Службова записка відрядження

Содержание

Службова записка на відрядження на особистому транспорті

Службове відрядження завжди була пов'язана з великим паперовим документообігом. Співробітникові доводилося заповнювати відразу кілька документів, а крім роботи також стежити за витратою на відрядження, витрати яких суворо регулювався законом. Ситуація змінилася в 2015 році, коли відрядження було значно спрощено і зміни багато в чому торкнулися саме паперів, необхідних для здійснення поїздки. До того ж, співробітник більш не зобов'язаний звітувати про кожній своїй дії після прибуття на місце.

Правила оформлення відрядження та відповідних виплат значно змінилися. Багатьом раніше організація, поправляючи співробітника в від'їзд, повинна становити певні документи:

  • Наказ, підписаний начальством або уповноваженою особою (наприклад, керівником кадрового відділу);
  • Документ з робочим завданням;
  • Документ, що засвідчує особу співробітника.

Співробітник також повинен був по поверненню надавати повні звіти про витрату коштів в двох примірниках: про витрачені на роботу і про аванс, виданому для витрат. Додатково працівник повинен був зберегти всі шляхові документи: квитки, чеки та багато іншого.

З 2015 року система багато в чому змінилася: зокрема, більше не потрібно оформляти стільки паперів разом. Однак зі зміною системи змінилася і процедура оформлення, про яку докладніше розповідається нижче.

Як написати службову записку на відрядження?

Паперовий оборот для відрядженого співробітника і підприємства, від якого він відправляється, дійсно значно скоротився. Тепер керівнику передається лише службова записка, після чого виписує наказ на відправку певного співробітника. На цьому оформлення від'їзду завершується.

Дана папір досить проста в оформленні й має загальноприйняту форму: поле документа розділяється на дві частини. В правому куті в самому верху прописується посаду і ім'я керівника організації, після чого вписуються дані начальника відділу. У центрі розміщується назва всього документа.

Фактично такий папір - це одночасно оповіщення та звернення до начальства про направлення працівника у від'їзд у справах організації. У текст вписується мета відрядження, терміни виконання і безпосереднє робоче завдання. Проставляється дата і підпис особи, яка готувала папір.

Крім того, в текст в обов'язковому порядку викладаються ймовірні витрати грошових коштів і вказуються особливості поїздки. Наприклад, виїзд на конференцію, супровід гостей підприємства або відправлення на місце проведення спортивних заходів. Обов'язково вказується те, яким способом співробітник збирається відправитися.

Бланк службової записки на відрядження

Форма службової записки на відрядження довільна, законодавством не визначені чіткі рамки щодо оформлення даного документа. Одне відомо точно: така форма обов'язкова в тому випадку, якщо поїздка передбачає використання в якості транспорту особистого автомобіля. Також по поверненню працівник зобов'язаний вказати період своєї роботи поза підприємством.

Папір надається начальству разом з пакетом документів, що підтверджують використання транспорту:

  • Шляховий лист;
  • Виписка з готелю;
  • Виписка з автостоянки;
  • Квитанції оплати палива і, якщо потрібно, ремонту автомобіля;
  • Всі інші чеки для звітності.

Однак, якщо відряджений працівник не зберіг витратні чеки, або вони йому не знадобилися, то він здає лише службову записку. Начальство в цьому випадку проставляє йому необхідні позначки про прибуття назад на роботу. Крім того, в обов'язковому порядку до паперу прикладається документ, який підтверджує, що співробітник дійсно був у відрядженні - його видає керівництво за місцем відрядження співробітника.

Службова записка про направлення співробітника у відрядження на особистому транспорті

У тому випадку, якщо відряджений працівник вважав за краще вибрати власний кошт пересування, він також зобов'язаний підготувати пакет документів.

Службова записка на відрядження на особистому транспорті повинна включати в себе дорожній звіт з вмістом наступних паперів:

  • Документи оплати;
  • Шляховий лист;
  • Інші документи, в яких дано підтвердження поїздки.

До звіту також можна прикласти накладні з адресами постачальників або покупців, якщо такою була мета поїздки.

Службова записка на відрядження - зразок 2017

Службова записка в 2017 році практично не змінилася, тому бланк на її заповнення залишається колишнім.

Справа вгорі документа потрібно вказати, кому саме адресована папір. Потрібно написати ПІБ людини і його посаду. Далі необхідно написати такий текст: Прошу мене направити в службове відрядження (потрібно вказати своє ПІБ та посада). Прописуєте, в яку країну потрібно відправити, і з якої причини. Внизу вказуєте джерело фінансування, ставите дату та підпис.

Службова записка на відрядження

Службова записка на видачу грошових коштів на відрядження обов'язково повинна бути детально складена. Однак в разі підвищення заявленої суми на витрати, керівництво зобов'язується їх компенсувати в тому ж обсязі.

  • Витрати на паливо та автопарковку;
  • На знімне житло;
  • На харчування;
  • На стільниковий зв'язок.

Керівництво підприємства зобов'язується в повній мірі сплатити всі перевищені витрати згідно із законодавством РФ.

Відрядження у вихідний день як оплачувати в 2017 році?

Відрядження в табелі обліку робочого часу - зразок заповнення

Наказ про направлення керівника у відрядження

Наказ на службові відрядження держслужбовців

Зразок наказу відкликання співробітника з відрядження

Добові на відрядження на один день

Заява на видачу грошей на відрядження

Продовження терміну відрядження - зразок наказу

Розмір добових у відрядженні по Росії в 2017 році

Права на управління маломірним судном: умови, порядок отримання

Ліцензія на травматичну зброю: умови, порядок отримання

Арешт коштів на банківському рахунку

Пільги для держслужбовців в Росії

з трудових питань

  • 96% успішних справ
  • професійні юристи
  • Абсолютно безкоштовно


Центр юридичної допомоги Надаємо безкоштовну юридичну допомогу населенню

Службова записка про направлення у відрядження

Одним з основних документів, який використовується всередині компанії, є службова записка. Її призначення - надання інформації. Такі повідомлення використовуються для офіційної зв'язку між відділами або між працівником і роботодавцем. Вони також служать підставою для видання відповідних наказів. У цьому випадку такий зразок документації стає основним додатком і зберігається разом з усіма встановлений період часу.

Як написати службову записку на відрядження?

Для багатьох виникає питання, як правильно скласти службову записку про направлення у відрядження. Справа в тому, що уніфікованої строго визначеної форми даного повідомлення немає. Трудовий кодекс РФ практично ніяк не регулює ті аспекти, які пов'язані з його використанням.

Відповідно правила складання і функціонування зазвичай регламентуються всередині компанії. В цьому випадку необхідно дотримуватися встановленого порядку. Якщо ж такого немає, можна звернутися до загальних положень в оформленні.

Можна виділити два основних типи службових записок про направлення у відрядження:

  • ті, що використовуються як основа для видання наказу та подальшого призначення працівника в відрядних поїздку;
  • повідомлення, які складаються вже самими співробітниками для вказівки термінів.

У другому випадку таке пояснення необхідно тоді, коли поїздка була здійснена особистим транспортом і немає прямих вказівок на підтвердження про відрядження періоду.

Для того, щоб написати таке повідомлення, необхідно дотримуватися загальних правил:

  • назва документа, повна назва компанії, а також ім'я керівника;
  • вказується повне ім'я відрядженого співробітника, його посаду та підрозділ, в якому він працює;
  • пропонується місце призначення, а також тривалість періоду перебування;
  • наводиться список додатків, якщо вони є;
  • проставляється дата складання і підпис укладача.

Якщо при цьому необхідно вказати на додаткові відомості, то вони також вносяться в зразок в необхідному порядку. Наприклад якщо поїздка здійснювалася особистим транспортом, потрібно вказівку його моделі і номера. А для підтвердження встановлених термінів можуть бути прикладені квитанції про оплату заправки або стоянки.

Службова записка про продовження відрядження

Повідомлення про продовження відрядження є невід'ємною частиною для оформлення аналогічного наказу. Залежно від підстави, вона може подаватися як відрядженим працівником, так і відділом всередині компанії.

Головним аспектом такого зразка стає саме причина, по якій відрядження період необхідно продовжити. Нею може служити одне з наступних підстав:

  • наявність додаткових завдань і необхідність у відповідному часу для їх виконання;
  • транспортні проблеми або відсутність квитків, що виключає можливість у встановлений термін повернутися з поїздки;
  • тимчасова хвороба відрядженого;
  • обставини, які не залежать від будь-якої зі сторін і при цьому перешкоджають виконанню доручення.

Найчастіше службова записка про продовження відрядження складається самим відрядженим і направляється керівникові. Далі останній видає відповідний наказ про продовження, докладаючи до нього отриманий зразок повідомлення.

Службова записка на відрядження

Витрати на відрядження оплачуються роботодавцем. Однак в деяких питаннях може знадобитися представити своєрідну доповідну про витрати. Найчастіше це стосується особистого транспорту і витратах на паливо. Нерідко виникають ситуації, коли працівнику доводиться власним коштом оплатити частину витрат.

У цьому випадку також складається службова записка про витрати на відрядження. До неї додаються квитанції про вкладення. На підставі даного повідомлення співробітнику відшкодовуються понесені витрати.

Приклад службової записки на відрядження - зразок написання

При оформленні зразка даного повідомлення необхідно звернути увагу на наступні аспекти:

  • в разі, якщо порядок компанії не регламентує інше, службова записка про направлення у відрядження пишеться на ім'я керівника компанії або організації;
  • необхідне точне вказівку тимчасових рамок - це обумовлено тим, що добові витрати нараховуються згідно із зазначеними даними;
  • якщо розраховується поїздка на особистому транспорті, потрібно вказувати його дані;
  • для спрощення системи можна вказати також і призначення напрямки, а також приймає особу або організацію.

Нерідко виникає питання, чи потрібно таке повідомлення складати керівнику, якщо в відрядних поїздку відправляється він. Оскільки його дії пов'язані з трудовою діяльністю, то заповнення відповідної документації дійсно необхідно. Складатися вона може як їм самим, так і заступником або відповідальною особою.

Службова записка про скасування відрядження

Службова записка про скасування відрядження також складається для видання відповідного наказу. У ній обов'язково вказуються причини, за якими зазначена поїздка не може відбутися. Багато в чому вони схожі з тими підставами, за якими продовжується період призначення.

Слід зазначити, що такий зразок оформляється в тому випадку, якщо наказ про направлення у відрядження вже був виданий. Подальша процедура скасування передбачає, що складається документація із зазначенням причини. Тільки після цього видається наказ про скасування направлення у відрядження.