Службова записка ворд

Бланкер.ру

Службова записка

Службова записка, як самостійний вид документа відсутня в загальноукраїнському класифікаторі управлінських документів (ОКУД). При цьому даний документ широко використовується в діловій практиці. У зв'язку з цим оформляти службову записку найкраще відповідно до вимог ГОСТ 6.30-2003 "УСД. УСОРД. Вимоги до оформлення документів" з метою однотипності оформлення документації.

Документ службова записка, на відміну від доповідної записки, забезпечують комунікацію підрозділів організації на горизонтальному рівні, і складаються працівником або керівником підрозділу на ім'я керівника або фахівця іншого підрозділу. Слід враховувати, що службова записка направляються зазвичай від одного керівника до іншого або від одного співробітника до іншого тільки в разі їх рівнозначного посадового статусу, в іншому випадку це буде доповідна записка.

В основному, службові записки складаються з питань матеріально-технічного, інформаційного, організаційного та господарського забезпечення. Службові записки - це свого роду листування між структурними підрозділами. Вони зазвичай містять певну прохання, пропозицію чи іншу службову інформацію. Службова записка пояснює причини невиконання планів і спрямовується в вищестояще підрозділ є пояснювальною запискою.

Склад полів службової записки:

  • Шапка, в якій вказується адресат записки, із зазначенням структурного підрозділу, посади та ПІБ одержувача;
  • Дата складання та реєстраційний номер службової записки;
  • Власне найменування "Службова записка";
  • Предмет повідомлення у вигляді підзаголовка до тексту;
  • Безпосередньо текст службової записки;
  • Підрозділ і посаду упорядника, підпис і його розшифрування підпису;

Службові записки є основним інструментом комунікації всередині організації з усіх тих питань діяльності, вирішення яких належить до компетенції підрозділу і не вимагає залучення уваги вищого посадової особи. Це своєрідний вид листування між структурними підрозділами. На практиці, в діяльності практично будь-якої організації виникають ситуації, що вимагають документування інформаційних взаємин відділів. У цих ситуаціях і використовуються службові записки.


Службова записка

Службова записка призначена виключно для листування між співробітниками всередині однієї організації. Такий документ не може містити будь-яких прямих вказівок чи наказів і служить тільки для висвітлення поточних робочих питань. У деяких випадках така записка може служити спонуканням до дії, але так як цей документ в основному використовується між співробітниками, які мають рівнозначний статус, подібна інформація не може розглядатися в якості обов'язкової до виконання.

Цілі і застосування службової записки

Службові записки є елементом внутрішнього документообігу і служать для оперативного вирішення певних поточних завдань і більш ефективної їх реалізації.

Укладач такої записки з її допомогою може:

  • повідомити про якусь проблему відповідна посадова особа;
  • узгодити з іншими співробітниками план дій або виконання робіт;
  • внести свої пропозиції;
  • попросити допомоги у вирішенні деяких питань.

Перед тим, як писати службову записку, потрібно передбачити можливі наслідки. Незважаючи на те, що цей документ на практиці може не сприйматися всерйоз адресатом (і тим більше - керівництвом), іноді таке прохання про допомогу в деяких питаннях може розцінюватися як некомпетентність співробітника. З іншого боку, в складних ситуаціях, які неможливо вирішити самостійно, укладач записки згодом зможе довести, що він доклав усіх можливих зусиль для врегулювання проблеми.

Наприклад, бригадир меблевої фабрики в службовій записці просить у відповідального за господарство та інвентар особи купити новий інструмент через виходячи з ладу старого. Якщо така вимога буде проігнорована - факт наявності такої записки допоможе бригадиру довести, що зрив термінів виконання термінового замовлення стався не з його вини, а в зв'язку з відсутністю ресурсів (в даному випадку - інструменту).

Але така записка не обов'язково містить якісь прохання чи вимоги: на великих підприємствах часто складається службова записка на преміювання співробітника, зразок якої у кожної організації - свій власний. До речі, правила складання службової документації ніяк не регламентують форму складання службової записки.

Таким чином, цей документ є засобом комунікації між співробітниками одного відділу або між декількома рівнозначними підрозділами. Але при складанні такого документа слід враховувати, що він повинен бути відправлений співробітникам на ім'я особи, яка в ієрархічній системі організації займає рівнозначну посаду.

Проте, при складанні слід хоча б приблизно дотримуватися наступну структуру:

  • вказівка ​​посади і прізвища адресата в шапці в давальному відмінку ( «кому»);
  • текст, який складається з двох частин: опис проблеми та конкретні прохання, які посприяють вирішенню;
  • дані укладача (посада, П.І.Б. та підпис з розшифровкою).

При складанні службової записки зразок стандартного виду використовувати можна в будь-якій ситуації: в більшості випадків такий документ не вимагає особливих полів для опису конкретних ситуацій.

Здавалося б, при складанні такого документа ніяких «підводних каменів» бути не може, але з урахуванням того, що документообіг сучасних підприємств поступово переводиться в електронний вигляд, службова записка в електронній формі вимагає детального розгляду, так як в даному випадку є свої нюанси.

Для простої і електронної службової записки приклад написання тексту буде однаковим. Відмінності будуть полягати в оформленні та відправку. Зазвичай на підприємствах, співробітники яких давно користуються електронною поштою для відправки внутрішньої кореспонденції, кожен співробітник з доступом до електронної пошти користується своїми шаблонами, що містять його підпис.

Форма службової записки в цьому випадку може не вимагати введення підпису і своїх даних вручну, так як співробітник може використовувати задану шаблоном автоподпісь.

Шаблон службової записки скачати, Word.

Службова записка приклад (відсутність співробітника), скачати в форматі Word.

Службова записка приклад написання про необхідність придбання деталей.