Службова записка

Службова записка - приклад написання, зразок бланка

Працюючим в різних сферах діяльності громадянам часто доводиться стикатися з непередбаченими ситуаціями, тому їх цікавить відповідь на питання, як написати службову записку, і де взяти зразок?

Цей документ є одним з найбільш затребуваних і поширених способів взаємодії між керівним складом фірми і працівниками. У даній статті ми розповімо, як правильно написати службову записку і надамо для ознайомлення зразок службової записки.

Необхідність в написанні службової записки

Службова записка є формою документообігу всередині підприємства, яка дозволяє в короткі терміни оперативно вирішувати поточні виробничі ситуації. Службова записка покликана виконувати наступні цілі:

    • Швидке повідомлення посадової особи про виниклу на поточний момент проблеми
    • Внесення пропозицій щодо її усунення або узгодження плану намічених дій

Подача службової записки несе ряд позитивних моментів для виробничого процесу на підприємства. Даний документ є прямим доказом факту, що фахівець, виявивши проблему в робочому процесі, за який він відповідає, оперативно висвітлив її керівництву.

Певної форми службової записки не встановлено, тому папір складається в довільній формі і передається керівництву, як на паперовому носії, так і за допомогою електронних засобів зв'язку.

Ми з вами вище розібралися, в яких випадках необхідно написати і подати керівництву службову записку. Тепер розглянемо приклад складання розглядається нами документа, і як ми говорили вище, спеціального бланка службової записки не передбачено, але загальноприйняті вимоги до змісту документа є.

Серед них можна відзначити:

  1. У правому верхньому куті документа в обов'язковому порядку вказується адресат службової записки. Необхідно написати прізвище, ім'я, по батькові, посада особи, на ім'я якого складається службова записка.
  2. Під цими даними прописується номер і назва документа.
  3. Після цього фахівець розкриває суть проблемного питання, з яким він зіткнувся в поле своєї діяльності на підприємстві. Або описує ситуацію, з якої він сам впоратися не в змозі і для цього потрібна допомога інших фахівців.
  4. Далі необхідно прописати пропозиції по вирішенню ситуації, що склалася. Або автор службової записки промовляє дії, які він очікує від посадової особи, на ім'я якого подається документ.
  5. Внизу документа вказується прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, який направив службову записку.

Даним шаблоном службової записки в разі потреби може скористатися кожен працюючий громадянин.

Як написати службову записку - зразок і приклад написання

Давайте розглянемо на конкретному прикладі, як пишеться службова записка (зразок). У викладеному нижче прикладі міститься текст службової записки, який можна взяти за зразок при написанні ділової папери.

Нижче ми наведемо приклад написання службової записки на папері, де суб'єкт звернення та юридична особа, до якого адресована службова записка, а також суть проблеми - вигадані.

Директору ВАТ «Камелія»

Кравченко Анатолію Петровичу

м Краснодар 15 липня 2015 року

З 13 липня 2015 року в гарячому цеху підприємства прийшла в непридатність піч, і для виправлення поломки потрібно придбати запчастини зі списку, який додається нижче. Сумарна вартість деталей і робіт по усуненню поломки становить 15700 (п'ятнадцять тисяч сімсот рублів 00 копійок).

В даний час ліміт фонду по ремонту та обслуговуванню обладнання витрачено, а потрібних деталей в наявності немає. Щоб уникнути простою гарячого цеху, прошу:

  1. Виділити зазначену грошову суму згідно зі списком, що додається до документа.
  2. Надати ремонтну бригаду для виконання робіт по заміні непридатних деталей.

З повагою, начальник гарячого цеху Онопрієнко Валерія Вікторівна.

Оформлення службової записки в електронному вигляді

У багатьох організаціях існує обмін інформацією за допомогою електронного зв'язку, тому за допомогою електронної пошти спрощується подача службової записки. Подібний документообіг всередині підприємства має очевидний плюс - це оперативність розгляду звернень співробітників.

Як написати службову записку в електронному вигляді? Документ не має суттєвих відмінностей від класичного варіанта на папері. Зразок службової записки в електронному вигляді майже нічим не відрізняється від розглянутого вище прикладу. Істотна частина службової записки в електронному вигляді буде аналогічною наш приклад. Зокрема, опис ситуації, що сталася і комплекс пропозицій, що вносяться співробітником на розгляд.

До того ж, при використанні електронної пошти (власного поштового ящика) часто вже є підпис, яка в автоматичному режимі вставляється в текст. Це суттєво економить час, зокрема, коли пишеться службова записка. У разі якщо ваш електронний ящик не дозволяє провести ідентифікацію відправника (наприклад, коли на підприємстві електронний ящик один), то в кінці листа необхідно вказати свою посаду і ПІБ.

Не забудьте, що при відправці документа по електронній пошті важливо запросити повідомлення про те, що відправлене вами лист прочитано адресатом. Для цього поставте галочку у відповідному вікні. Таке повідомлення - доказ того, що ви в певний час насправді відправили службову записку конкретній посадовій особі.

Як написати скаргу?

На що саме ви хотіли б написати скаргу? І на адресу якої інстанції?

Консультація юриста по телефону

+7 (812) 309-6824 - Санкт-Петербург

Телефонуйте в зручний для вас час і наші юристи дадуть відповідь на ваші питання безкоштовно


Службова записка: як написати, правила оформлення і зразок

Службова записка - це внутрішньо штатних документ, за допомогою якого відбувається спілкування між співробітниками в офіційній письмовій формі. Її зміст зводиться до доручень, виконання яких-небудь завдань і т. П, тобто робочих питань. Незважаючи на те, що написання службової записки - справа нескладна, і нерегульоване дуже вже жорсткими правилами, проте, і їх необхідно знати. У цій статті розглянемо порядок складання цього документації, види і ін.

Характер службової записки інформаційно-довідковий, що означає, вона містить якісь повідомлення, повідомлення, доручення і т. Д. Уражені в ній питання стосуються конкретного працівника, якому вона спрямована. Іншими словами, службова записка - це інструментарій спілкування всередині підприємства.

Примітка: обов'язковість службової записки не встановлена. Це додатковий документ, хоча на його основі і можуть складатися накази і розпорядження.

Службова записка вважається часто респонденти користуються послугами документацією, в той же час, яка не перебуває у списку офіційно класифікованих управлінських паперів. Широко використовувана, вона стає зв'язком на горизонтальному рівні: тобто складається працівником одного підрозділу для передачі прохання або пропозиції співробітнику іншого.

Важливо: статуси об'єктів управління, між якими проводиться зв'язок за допомогою службової записки, повинні бути рівнозначні. Інакше документ вважається не службовою запискою, а докладний.

Службова записка на роботу може використовуватися в різних випадках.

Ось кілька прикладів:

  • на преміювання співробітника;
  • на відправлення працівника у відрядження;
  • повідомлення в матеріально-технічний відділ з приводу несправності обладнання;
  • службова записка на придбання;
  • повідомлення начальника охорони від начальника будь-якого іншого підрозділу про необхідність пропуску сторонніх осіб (не співробітників) в будівлю компанії із зазначенням причин;
  • прохання у вигляді службової записки, спрямованої в бухгалтерію, про виділення матеріальних засобів на ті чи інші потреби і т.п.

Окремі випадки складання службових записок

Хоча службова записка і вважається внутрішньої папером, одна з її різновидів - це документ, спрямований атестаційної комісії. Однак використання записок виключно для робочої зв'язку все ж більш поширене.

Як написати службову записку?

Базові правила складання службової записки аналогічні будь-яким іншим. Вони включають в себе написання на аркуші формату А4, вказівки від кого і кому вона направляється, запевнення датою і підписом. Але як писати службову записку з дотриманням всіх вимог?

  • в центрі (допускається також розташування з лівого боку аркуша) слід написати відповідну назву документа;
  • варіантів написання дати два - як повністю арабськими цифрами, так і вказівку місяці прописом;
  • в найменуванні до основного заголовку можна додати короткий опис змісту документа;
  • інформація про відправника та одержувача повинна бути повною: ім'я, прізвище та по батькові, повна назва посади та відділу (підрозділу), до якого ця посада прикріплюється.

У відповідь на питання, як написати службову записку, входять не тільки реквізити і атрибути цього документа, але і те, яким має бути його зміст.

Вже згадана папір не вимагає викладення суті проблеми дуже сухим і офіційною мовою - допускається вільне оповідання, проте, саме відбиває причину написання.

Зміст прийнято ділити на дві частини. Перша з них називається преамбулою. У ній коротко говориться про те, що спонукало упорядника як писати службову записку, так і відправити її конкретному співробітнику.

Друга частина вважається основною, вона також об'ємніше преамбули. В цей текст включається виклад безпосередньо прохання або пропозиції. До нього можна додати аналіз ситуації, висновки і підсумки.

Деякі компанії на питання про те, як написати службову записку, просто пропонують своїм співробітникам спеціальну форму. Але, слід зауважити, це не обов'язкова уніфікація - ГОСТ надає тільки рекомендовані положення (з приводу шрифтів, розмірності і інтервалів) без затвердженого зразка. Проте, якщо подібне існує в конкретній фірмі, краще його дотримуватися.

Трохи вище в примітці було зазначено, чим різняться службові та доповідні записки. Але багато людей все одно схильні плутати їх між собою.

Найпоширеніші помилки це:

  • службова записка на співробітника від працівника начальнику (насправді, доповідна);
  • про підвищення заробітної плати;
  • про підвищення на посаді.

Останні два мають на увазі звернення не на горизонтальному рівні, а по вертикалі, що заперечує визначення службової записки.

Важливо: розподіл службових записок на доповідні і пояснювальні апріорі неправильне.

Всі службові записки реєструються в реєстрі. Залежно від того, яким чином організовано документообіг в кожній конкретній компанії, цим може займатися або той, хто складав папір, або той, хто отримував. В кожному окремому випадку це зводиться до того, що службовій записці присвоюється унікальний номер, який слід вказати в її тексті.

"Відділ продажів, Директору підрозділу інформаційних технологій В. А. Куцак

Від 13 квітня 2015 року

Про тестування стану ПК на предмет його працездатності

Починаючи з 10.04.2015 в персональному комп'ютері співробітника відділу продажів Максименко Р. Д. відбуваються регулярні збої в роботі, а саме: перезавантаження без подачі даної команди ПК, проблеми з включенням / виключенням, а також мерехтіння екрану. Внаслідок описаного прошу провести фахівцями вашого відділу необхідну діагностику з метою виявлення причин неполадок, а також успішного їх усунення. Пропоную результати проведеного тестування оформити в письмовому вигляді, з підведеними підсумками про подальші дії: лагодження або заміни машини.

Начальник відділу Л. А. Кудрявцев "

Припустимо, що виявилося, ПК не підлягає ремонту. В цьому випадку оформляємо службову записку на списання обладнання.

Приклад записки на списання обладнання

Від 16 квітня 2015 року

Про списання непрацездатного ПК

Починаючи з 10.04.2015 в персональному комп'ютері співробітника відділу продажів Максименко Р. Д. відбувалися регулярні збої в роботі. Проведена внаслідок цього діагностика фахівцями підрозділу інформаційних технологій показала наступне: ПК Не належить подальшої експлуатації. У зв'язку з цим прошу списати вищевказане обладнання по непрацездатності.

Начальник відділу Л. А. Кудрявцев "

Крім неї, знадобиться ще одна записка - на заміну списаного обладнання.

Записка на заміну обладнання

"Відділ продажів, Директору матеріально-технічного відділу М. А. Олійнику

Від 17 квітня 2015 року

Про заміну непрацездатного ПК

Персональний комп'ютер фахівця відділу, Максименко Р. Д. був списаний і потребує заміни через його непрацездатності (по док. № 20-44 / 103 від 15.04.2015). Прошу надати нове обладнання, відповідне по параметрам списаному. Про виконання прошу повідомити в письмовому вигляді. До записки додаю звіт підрозділу інформаційних технологій про проведену діагностиці та її результати.

Начальник відділу Л. А. Кудрявцев "

Зазвичай написання службової записки не викликає проблем. Цей внутрішньо штатних документ - досить звичне засіб спілкування між різними рівнями управління. Умовні перепони може викликати хіба що "плутанина" між докладним записками і службовими (в статті зазначено, що вони розрізняються).

У деяких компаніях складання службових записок відбувається виключно по введеному і затвердженому зразку (в цьому випадку краще запастися спеціальними бланками для них), в інших - воно більш ніж вільне.

Складаючи цей документ, слід керуватися тими ж правилами, що і для інших паперів - шрифт і інтервал по ГОСТу, дата і підпис для дійсності записки.

У загальному і цілому, службова записка - дуже зручний інструментарій, оволодіти яким не складає труднощів і при правильному використанні якого спостерігається злагоджена і чітка робота колективу організацій. Вона допомагає підтримувати цілісну зв'язок між відділами, а також зміцнює структуру, яку вони становлять.